Một số nhân viên cho rằng họ thích làm việc một cách linh hoạt, tự do. Trong khi những người khác lại thích môi trường làm việc truyền thống, có sự tương tác giữa các thành viên trong công việc. Cả hai ý kiến trên đều có lý lẽ và thuyết phục.

Vì vậy, buộc người chủ doanh nghiệp cần phải thay đổi về mặt tư duy, tinh thần và chính sách làm việc từ xa phù hợp để nhân viên dần thích nghi và tăng cường hiệu quả công việc.

Ông Danny Veiga đã đưa ra lời khuyên quản lý làm việc nhóm từ xa hiệu quả gồm 7 yếu tố: thấu hiểu, rõ ràng về mục tiêu, công cụ quản trị tối ưu, tăng tương tác, kiểm tra quá trình, lắng nghe, kiểm soát chi phí. 

1. Thấu hiểu thách thức chung

Việc chuyển đổi nơi làm việc từ văn phòng sang nhà ở sẽ mang lại nhiều khó khăn cho nhân viên.

Thay vì tạo thêm áp lực cho họ, nhà quản trị nên dừng lại để tìm ra nguyên nhân sâu xa khiến làm việc nhóm từ xa trở nên không thuận lợi.

Ba thách thức chung khi làm việc với nhóm từ xa mà chủ doanh nghiệp và nhân viên đang phải đối mặt.

Không có sự tương tác trực tiếp

Trước đây, nhà quản trị đánh giá năng suất và sự cống hiến của nhân viên thông qua hình thức trực tiếp tại văn phòng.

Do đó, họ sẽ cảm thấy "nhớ" cảm giác được làm việc chung khiến cho nhiều công việc đơn giản trở nên phức tạp và việc xử lý xử cố cũng trở nên chậm trễ hơn.

Vì vậy, các nhà quản trị và nhân viên cần tập làm quen dần với việc thiếu “sự hiện diện này".

Mất tập trung làm việc

Đối với nhân viên làm việc tại nhà, thiếu đi sự giám sát sẽ dễ bị phân tâm bởi việc lướt mạng xã hội, mua sắm trực tuyến,... Hành động này có thể dẫn đến một số hệ lụy như làm chậm tiến độ dự án, trì trệ công việc.

Đối với nhà quản trị, họ sẽ cảm thấy khó chịu khi bắt gặp nhân viên của mình không tập trung làm việc mà di chuyển xung quanh nhà hoặc chơi trò chơi.

Trong hoàn cảnh này, trước khi đưa ra lời khiển trách nhân viên vì chưa đủ nỗ lực, hãy cung cấp cho họ càng nhiều thông tin càng tốt. Nói cho họ biết nếu chất lượng các công việc mà họ thực hiện đang sụt giảm mạnh. 

Hãy truyền đạt về những gì cần thay đổi, người đó nên điều chỉnh cách tiếp cận công việc như thế nào và hạn định thời gian mà công ty đưa ra để họ xoay chuyển tình thế và cải thiện hiệu suất.

Liên lạc không hiệu quả

Thông thường, khi nhà quản trị và nhân viên giao tiếp qua điện thoại hoặc trò chuyện video, những gì được nghe và thấy có thể không giống nhau. 

Điều này có thể dẫn đến hiểu lầm hoặc sai thông tin, đặc biệt là trong việc thể hiện cảm xúc.

Những tin nhắn thiếu sắc thái và cảm xúc có thể gây ra sự hiểu lầm trong việc truyền đạt thông tin.

2. Đánh giá năng suất trong công việc

Việc thỏa thuận rõ ràng về cách đánh giá năng suất là cực kỳ cần thiết trong môi trường làm việc từ xa. Bởi vì nhân viên sẽ cảm thấy băn khuăn liệu sếp có kiểm tra những công việc họ đã làm hay không.

Nhà quản trị nên đặt ra các tiêu chuẩn công việc ngay từ đầu để có những đối chiếu sau này. Mỗi khi hoàn thành xong công việc, hãy đưa ra báo cáo hoặc đánh giá cho từng nhân viên của mình.

Điều quan trọng đối với cả nhà quản trị và nhân viên là thấu hiểu và có những mục tiêu chung rõ ràng để đem lại hiệu suất tốt nhất.

3. Sử dụng các công cụ quản trị năng suất

Nhà quản trị và nhân viên phải được trang bị những công cụ hữu hiệu nhất để sắp xếp công việc từ xa hiệu quả.

Yêu cầu cơ bản để làm việc là có kết nối internet ổn định, bảo mật và máy tính xách tay hoặc máy tính để bàn có thể hỗ trợ các ứng dụng gọi điện video như Skype hoặc Google Hangouts.

Lựa chọn các phần mềm phù hợp cũng cần thiết, bao gồm các loại sau: Phần mềm Theo dõi thời gian để đảm bảo rằng mọi người đang đi đúng hướng và các dự án đang tiến triển như mong đợi.

Thư viện và các nguồn thông tin để cho nhân viên tiện tra cứu và truy cập; và phần mềm quản lý dự án để theo dõi những việc cần làm, ai đang làm và thời gian còn lại để hoàn thành.

Các phần mềm phổ biến được các doanh nghiệp Việt Nam ưa chuộng như: google meet, zoom, skype, microsoft...

Tuy nhiên ở google meet và zoom có nhiều thủ tục phức tạp trước khi được tham gia. Nên các ứng dụng như skype ngày càng được ưa chuộng, cho phép người dùng ghi âm lại cuộc họp để có thể nắm bắt thông tin kỹ càng hơn.

Việc lựa chọn công cụ phù hợp với doanh nghiệp sẽ giúp nhà quản trị quản lý công việc của nhân viên hiệu quả.

4. Tăng tương tác từ xa

Nếu có thể, nhân viên làm việc từ xa phải tương tác với nhà quản trị ít nhất một lần một tuần thông qua các ứng dụng video call, chia sẻ màn hình hoặc gặp gỡ trực tiếp. 

Các buổi gặp mặt được sử dụng để đánh giá lại các mục tiêu, kỳ vọng, thách thức và tiến độ của dự án cả đội đang thực hiện.

Đây cũng là cơ hội tuyệt vời để nhà quản trị và nhân viên tương tác chung, nhà quản trị nên lắng nghe và giải đáp những thắc mắc của nhân viên trong công việc để đẩy mạnh tiến độ.

5. Kiểm tra từng quá trình

Ngay cả khi check-in hàng tuần (hoặc thường xuyên nhất có thể), nhà quản trị và nhân viên vẫn khó theo dõi tiến độ công việc của nhau. 

Đại diện cho đơn vị thuộc nhóm Agency, lĩnh vực tổ chức sự kiện GreenHat đã đưa ra các giải pháp cụ thể bằng cách duy trì sự hiện diện thông qua hoạt động check in-check out đều đặn 4 lần trong ngày theo đúng khung giờ xác định tương ứng với giờ làm việc thông thường.

Hoạt động check in-check out này không chỉ để "chấm công" mà còn là cơ hội để mọi người được trao đổi, chia sẻ về những buồn vui trong công việc và cuộc sống.

Để từ đó, nhà quản trị và nhân viên có thể thấu hiểu và động viên lẫn nhau, xóa đi cảm giác cô đơn của mỗi cá nhân đồng thời tạo động lực cho tinh thần làm việc được duy trì và củng cố.

Ngoài ra, kiểm tra từng quá trình là điều cần thiết để đảm bảo rằng các dự án đang đi đúng hướng.

6. Lắng nghe ý kiến của nhân viên

Nhiều nhân viên làm việc từ xa có thể cảm thấy họ không thể đưa ra đề xuất với nhà quản trị vì khoảng cách vật lý. Vấn đề này nên được giải quyết thông qua bảng đề xuất, mỗi nhân viên đều có thể để xuất ý kiến của mình và gửi cho nhà quản trị.

Bảng đề xuất có thể bao gồm các hướng dẫn về cách cung cấp hiệu quả đầu vào khi làm việc từ xa, cùng với các đề xuất về những loại vấn đề mà nhân viên làm việc từ xa có thể gặp phải. Để từ đó nhà quản trị đưa ra hướng giải quyết.

7. Kiểm soát chi phí

Các công cụ và dịch vụ cung cấp cho nhân viên khi làm việc từ xa sẽ tốn nhiều chi phí cho nhà quản trị. Ngoài ra gồm nhiều chi phí khác như phí băng thông để truyền giữ liệu, không gian lưu trữ tệp, phí cấp phép phần mềm và hơn thế nữa.

Chi phí này sẽ luôn tăng vì vậy các nhà quản trị nên cân nhắc khi lập kế hoạch để điều chỉnh nhân sách tối ưu nhất.

Có thể áp dụng việc họp trực tuyến hoặc các hội nghị từ xa để giảm thiểu chi phí, hạn chế thâm hụt ngân sách của công ty.

Quản lý nhân viên làm việc từ xa có thể là một thử thách “không tưởng” với những cấp lãnh đạo vốn quen với cách làm việc truyền thống.

Tuy nhiên, thích ứng là điều cần thiết, áp dụng linh hoạt 7 bí quyết trên sẽ đem lại hiệu quả cho nhà quản trị trong việc quản lý nhân viên làm việc nhóm từ xa.

Lược dịch từ Entrepreneur và tổng hợp