Trong nền kinh tế mở như hiện nay tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp phát triển năng động.

Song song đó cũng là nguyên nhân làm gia tăng tính cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp.

Chính vì vậy, một bộ Company Profile (hồ sơ năng lực công ty) chuyên nghiệp là thứ mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng phải cần đến.

Đây được xem như là kênh kết nối đầu tiên của doanh nghiệp với các nhà đầu tư & khách hàng, giúp họ dễ dàng lưu trữ thông tin về doanh nghiệp để tiện liên lạc khi làm việc.

Company Profile được chăm chút cẩn thận còn là cơ hội để doanh nghiệp tạo sự khác biệt trên thị trường.

Company Profile là gì?

Company Profile (hồ sơ năng lực công ty) là tài liệu thể hiện các thông tin cơ bản của một công ty. Tài liệu này có thể được thể hiện dưới dạng file in hoặc file thông tin điện tử.

Company Profile sẽ cung cấp những thông tin tóm tắt về công ty, lĩnh vực kinh doanh, điểm khác biệt, sản phẩm – dịch vụ và các dự án công ty đã thực hiện.

Nhìn chung, Company Profile có vai trò quan trọng để bán hàng, truyền tải các thông tin đến khách hàng, đối tác, nhà đầu tư, chủ thầu.

Bên cạnh đó, nó còn được xem như một trong những tài liệu marketing vô cùng quan trọng giúp quảng bá hình ảnh cũng như thông tin doanh nghiệp đến mọi người một cách hiệu quả nhất.

Trước đây, Company Profile được sử dụng nhiều trong đấu thầu dự án ngành xây dựng, nhằm chứng minh khả năng của công ty với hiệu quả qua các công trình, dự án.

Ngày nay, nó đã được sử dụng phổ biến hơn trong mọi lĩnh vực, ngành nghề để tối đa hiệu quả marketing.

Tầm quan trọng của Company Profile

Company Profile rất quan trọng vì nó giúp xác định thị trường để xây dựng số liệu bán hàng và tiếp cận các nhà đầu tư.

Ngoài ra, khi tạo được một Company Profile chuyên nghiệp, còn có những lợi ích như sau:

Tiếp thị trực tiếp:

Tạo cơ hội cho các đối tác & khách hàng tiềm năng biết về công ty khi họ đang có nhu cầu tìm kiếm một sản phẩm hoặc dịch vụ liên quan.

Tạo ấn tượng với đối tác, chủ đầu tư:

Company Profile chính là hình ảnh đại diện của công ty trên thị trường. Từ đó, lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ trong cùng ngành nghề sẽ được cao hơn.

Là tài liệu quan trọng trong hoạt động marketing:

Với những thông tin trong hồ sơ, quá trình tiếp thị sẽ đạt được hiệu quả cao hơn nhiều so với cách thức tiếp cận khách hàng khác như telesale…

Thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty:

Những hình ảnh chứng minh về năng lực doanh nghiệp, các dự án đã từng thực hiện nếu được thiết kế trong một profile đẹp sẽ thể hiện toàn bộ văn hoá & giá trị của doanh nghiệp để khách hàng có thể tin tưởng hợp tác.

Nếu được xem xét chỉn chu, Company Profile có thể được xem như một lộ trình cho sự phát triển của doanh nghiệp

Một bộ Company Profile thông thường sẽ cung cấp những thông tin cơ bản sau:

• Tên của công ty
• Thời gian thành lập
• Địa chỉ trụ sở công ty
• Thông tin liên hệ
• Website, địa chỉ email
• Thông tin người sáng lập, đối tác và cộng sự
• Tên các thành viên hội đồng quản trị, các giám đốc điều hành quan trọng, đội ngũ quản lý
• Lịch sử của công ty
• Những cột mốc trong quá khứ, hiện tại và tương lai
• Giới thiệu chung về công ty (quy mô, cơ cấu tổ chức)
• Giới thiệu các hoạt động kinh doanh
• Thông điệp kinh doanh bao gồm tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi
• Thông tin về nguồn lực vật chất, tài chính và nhân lực
• Thông tin về dự án đã thực hiện, sản phẩm và dịch vụ cung cấp
• Cảm nhận, đề xuất, đánh giá của khách hàng, đối tác
• Mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của công ty

Các bước để tạo một Company Profile chuyên nghiệp ấn tượng

Để xây dựng nội dung cho Company Profile hiệu quả, chuyên nghiệp, bạn cần chọn lọc thông tin, sắp xếp nội dung sao cho hợp lý.

Điều này sẽ gây được thiện cảm tốt với nhà đầu tư & khách hàng ngay từ bước đầu.

Hãy cố gắng chọn lọc thông tin một cách dễ nhìn, dễ tiếp cận ngay từ bước đầu chính là mang đến chìa khóa thành công cho doanh nghiệp.

Dưới đây là các bước cần có để xây dựng một Company Profile hoàn hảo:

1. Xác định mục đích và đối tượng

Trong nhiều trường hợp, Company Profile được doanh nghiệp sử dụng với nhiều mục đích và đối tượng khác nhau.

Chính vì vậy, việc đầu tiên là phải xác định mục đích của việc tạo ra bộ Company Profile đó.

Sau đó là xác định viết cho ai, dùng để phục vụ cho đối tượng nào.

Tiếp theo là bắt đầu tạo một bản nháp, lên khung sườn sơ bộ những nội dung cần thông tin.

Điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp xác định được tình trạng hiện tại của mình và dễ dàng xây dựng được hướng phát triển sau này.

2. Lựa chọn phong cách

Khi đã có đầy đủ thông tin, bước kế tiếp sẽ là lựa chọn giọng điệu truyền tải và phong cách thể hiện để tiếp cận đối tượng người đọc.

Một số công ty thích thể hiện dưới dạng timeline (dòng thời gian), liệt kê từng nội dung trong khi một số khác thì lại chuộng thể hiện dưới dạng hình ảnh.

Một bí kíp khi viết Company Profile là hãy tận dụng tối đa việc sử dụng các gạch đầu dòng hoặc ngắt đoạn để chia nhỏ văn bản cho rõ ràng, bắt mắt. Việc này sẽ khiến cho người đọc dễ dàng tiếp nhận thông tin và cũng tạo ấn tượng hơn.

3. Tạo câu chuyện thuyết phục và lôi cuốn

Các số liệu và con số luôn tạo ra độ tin cậy cao nhưng đừng chỉ tập trung nhấn mạnh vào chúng.

Thay vào đó hãy khéo léo biến nó thành những câu chuyện ngắn nhưng hấp dẫn.

Người đọc chắc chắn sẽ cảm thấy lôi cuốn & được thuyết phục hơn khi tiếp nhận những thông tin thú vị như vậy.

4. Chú trọng sứ mệnh - tầm nhìn - giá trị cốt lõi

Một đoạn giới thiệu ấn tượng về phần sứ mệnh - tầm nhìn - giá trị cốt lõi của công ty sẽ làm nổi bật ngách thị trường và giá trị của doanh nghiệp.

Hãy đầu tư cho phần nội dung này thật chất lượng để cho người đọc hiểu được điểm mạnh ấn tượng nhất của doanh nghiệp bạn là gì, giá trị và trách nhiệm cao cả mà doanh nghiệp bạn mang tới người tiêu dùng, cộng đồng, xã hội.

Thông tin nên được cụ thể và có sức thuyết phục để người đọc có thể nắm rõ và dễ dàng kết nối với doanh nghiệp.

5. Giữ định dạng rõ ràng

Đừng để suy nghĩ và lời nói của người viết không nhất quán, bởi thực chất nó không phải là hồ sơ cá nhân mà là hồ sơ của một doanh nghiệp, sẽ liên quan đến các hoạt động kinh doanh. 

Chính vì vậy phải đảm bảo tính chuyên nghiệp về mặt hình thức.

6. Thiết kế chuyên nghiệp

Khi thiết kế Company Profile, doanh nghiệp nên thiết kế chúng một cách ngắn gọn, chắt lọc, mang tính cô đọng, tránh đưa quá nhiều thông tin tạo cảm giác nhàm chán cho người xem.

Phong cách thiết kế Company Profile cũng hết sức quan trọng bởi nó chính là dấu ấn để lại trong tâm trí người đọc.

Phong cách chuyên nghiệp sẽ quyết định hình ảnh của công ty trong mắt khách hàng.

Ấn tượng tốt chính là tiền đề tiên quyết để công ty có thể thành công trong việc ký kết những hợp đồng có giá trị.

Tốt nhất là được trình bày theo một chủ đề nhất định, theo một tông màu chủ đạo để lưu lại ấn tượng sâu nhất cho người xem.

7. Chọn lọc những phản hồi tốt

Sử dụng những lời phản hồi/đánh giá tốt từ các khách hàng và đối tác trước đó để chứng thực về chất lượng.

Đây cũng là cách để nâng cao hình ảnh của công ty. Tuy nhiên, cần cân nhắc, lựa chọn kỹ lưỡng những phản hồi đáng tin cậy, thuyết phục và phù hợp với những điểm vượt trội mà doanh nghiệp bạn có được.

Nên tránh những phản hồi chung chung, mơ hồ hay "make over" với những mỹ từ sáo rỗng như "tốt nhất, chuyên nghiệp...".

8. Cung cấp thông tin liên hệ chính xác

Nếu Company Profile được in ra thành file cứng để sử dụng cho các hoạt động offline, hãy cung cấp đầy đủ các thông tin cơ bản như:

Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, fax và địa chỉ email ở phần bìa hồ sơ.

Dù với hình thức nào, mọi thông tin thể hiện cần phải rõ ràng, đảm bảo tính chính xác để người đọc có thể theo đó mà tiếp nhận đúng nhất.

9. Hiệu đính chính xác, tránh mọi sai sót

Khi đã viết xong Company Profile, điều quan trọng là cần phải đọc lại để loại bỏ bất kỳ sai sót nào.

Thông thường nếu liên tục nhìn chăm chăm vào bộ hồ sơ sau khi đã ngồi viết khá lâu, chúng ta sẽ dễ bỏ qua những lỗi nhỏ.

Trong trường hợp này, mẹo nhỏ là hãy để mắt được thư giãn trong chốc lát trước khi bắt đầu đọc rà soát lại toàn bộ nội dung hồ sơ.

10. Cập nhật thường xuyên

Nếu chủ yếu sử dụng bằng profile online, thì cần đảm bảo thông tin về doanh nghiệp phải được cập nhật thường xuyên nếu có sự thay đổi.

Các nhà đầu tư, các đối tác hay khách hàng tiềm năng sẽ luôn đánh giá cao đối với những doanh nghiệp luôn quan tâm đến việc mang lại những nội dung thiết thực & thông tin giá trị đến cho họ, đáp ứng được nhu cầu của họ khi cần.

Những thương hiệu xây dựng Company Profile online ấn tượng trên thế giới

Zappos - Thương hiệu giày nổi tiếng với văn hoá vui vẻ

Zappos – một thương hiệu giày nổi tiếng thế giới đã chọn cách kết nối với khách hàng mục tiêu của mình thông qua Company Profile online.

Philips - Thương hiệu gia dụng

Khi xem Company Profile của Philips, một thương hiệu về điện tử - đồ gia dụng nổi tiếng khắp toàn cầu, chúng ta sẽ thấy khá ấn tượng về mặt hình ảnh.

Đặc biệt Philips cũng liên tục cập nhật thông tin để thu hút sự chú ý trên trang web công ty.

Blurb - Nhà sáng tạo nội dung

Theo cách tiếp cận ngược lại với Philips, Blurb - một công ty xây dựng nền tảng tự xuất bản của Mỹ lựa chọn sử dụng thiết kế tối giản và không gian trắng để nhấn mạnh những thành tựu của mình trên Company Profile.

Tận dụng SEO tối đa trong phần nội dung giới thiệu, công ty này đã sử dụng những từ khóa dẫn đến các liên kết (cùng trang web công ty) để cung cấp thêm thông tin chi tiết cho người đọc khi có nhu cầu tìm hiểu thêm.

Rackspace - Công ty công nghệ điện toán

Công ty điện toán Rackspace của Mỹ đã tập trung giới thiệu các giải thưởng, đánh giá, danh sách tên các khách hàng nổi tiếng và các chứng nhận để làm nổi bật chất lượng vượt trội cũng như hiệu quả tuyệt vời của họ.

Tóm lại, Company Profile tuy chỉ là một công cụ nhỏ mang tính chất kết nối nhưng trên thực tế, đây chính là “chìa khóa” vô cùng quan trọng giúp doanh nghiệp đến gần hơn với các nhà đầu tư, đối tác & khách hàng tiềm năng của mình.

Đồng thời cũng có thể xem Company Profile như như một bản “sơ yếu lý lịch” giúp tạo dựng uy tín & khẳng định vị thế của doanh nghiệp trên thị trường.

Việc đầu tư cho Company Profile là hoạt động gần như bắt buộc của bất kỳ một doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ. Vì thế, đừng xem nhẹ công tác này mà hãy biến nó thành một vũ khí "nhỏ nhưng có võ", đôi khi "cứu" cả một chiến dịch tiếp thị phô trương mà không hiệu quả.