Những trăn trở của hoạt động kế toán truyền thống

Kế toán có vai trò trọng yếu trong vận hành doanh nghiệp, khi trách nhiệm và khối lượng công việc của bộ phận kế toán thường tỷ lệ thuận với quy mô và mức độ phát triển của doanh nghiệp. 

Ứng dụng công nghệ tự động trong kế toán sẽ là xu hướng tất yếu.

Doanh nghiệp càng lớn và mức độ phát triển càng nhanh, công việc của kế toán sẽ càng áp lực và phức tạp với nhiều thao tác thủ công dễ sai sót. 

Chị Nguyễn Thúy Hằng - Kế toán trưởng tại một doanh nghiệp lớn ở Hà Nội chia sẻ: “Tuy đã có thâm niên kế toán 21 năm rồi, nhưng nhiều giai đoạn mình vẫn chóng mặt vì hóa đơn chứng từ, tra cứu rồi nhập liệu, rất dễ sai sót và mất thời gian kinh khủng do làm theo cách thủ công. Khi mọi người háo hức chuẩn bị nghỉ Tết thì cũng là lúc mình phải làm tới 9-10 giờ đêm chưa hết việc”.

Ứng dụng công nghệ 4.0 sẽ giải phóng nhiều áp lực cho nghề kế toán.

Áp lực dành cho kế toán còn lớn hơn ở những giai đoạn cao điểm, khi khả năng sai sót trong xử lý hóa đơn là rất cao – nhất là với doanh nghiệp còn lệ thuộc nhiều vào tác vụ thủ công. 

Ngoài các sai sót, quy trình thủ công cũng chiếm rất nhiều thời gian và nhân lực để xử lý, ảnh hưởng tiến độ chung của công việc kinh doanh, hoạt động vận hành, quản lý.

Thực tế, các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong giai đoạn phát triển tích cực có lượng hoá đơn và chứng từ cần xử lý có thể lên khoảng vài trăm đến vài nghìn một tháng. 

Điển hình như Công ty bóng đèn Rạng Đông, số lượng hoá đơn trung bình xử lý trong một năm khoảng 50.000 hóa đơn. Ở các doanh nghiệp với quy mô lớn hơn như Central Retail Vietnam, con số này lên đến 1.800.000 hóa đơn/năm - tương đương khối lượng nhân sự xử lý hóa đơn 20 kế toán/phòng. 

Sau khi Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP chính thức có hiệu lực từ ngày 1/7/2021, doanh nghiệp phải xuất hóa đơn điện tử nên khối lượng công việc liên quan hóa đơn cần xử lý còn lớn hơn, tạo ra nhiều áp lực cho bộ phận kế toán.

Trước các áp lực và vấn đề nghiệp vụ này, nhu cầu giải pháp kế toán toàn diện đã được đặt ra để giảm sai sót, thời gian và nhân lực xử lý. 

Đây vừa là thách thức, song cũng là cơ hội để một số sản phẩm, dịch vụ mới phát triển và tiếp cận thị trường.

Khi công nghệ tự động trở thành “cứu tinh”

Đến nay, có khá nhiều ứng dụng công nghệ thông tin cho công tác kế toán – một bước tiến tất yếu của làn sóng 4.0 diễn ra theo tinh thần Nghị quyết 52-NQ/TW của Bộ Chính trị về một số chủ trương, chính sách chủ động tham gia cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư. 

Dù vậy, vẫn chưa có nhiều giải pháp toàn diện để giảm sai sót, thời gian và nhân lực xử lý.

Trước thực trạng đó, FPT Software đã phát triển UBot Invoice “Siêu kế toán 1 giây” - giải pháp kế toán toàn diện và thân thiện để đáp ứng nhu cầu khách hàng ở nhiều lĩnh vực và quy mô tổ chức. 

Được phát triển trên nền tảng công nghệ RPA (Robotic Process Automation), UBot Invoice tối ưu quy trình kế toán thông qua khả năng tự động hoá nhiều tác vụ xử lý hóa đơn như tra cứu, đối soát, tìm kiếm và lưu trữ, giúp tiết kiệm đến 80% thời gian và đạt độ chính xác 100%. 

Quy trình xử lý hóa đơn tự động của UBot Invoice (bên phải) vượt trội so với quy trình thủ công.

Cụ thể, nếu tốc độ xử lý hoá đơn thủ công trung bình của một kế toán là 5 phút/1 hoá đơn thì với UBot Invoice, con số này giảm còn khoảng 1 giây/1 hóa đơn, tương đương khả năng xử lý hơn 1.000 hóa đơn trong 15 phút, với độ chính xác 100%.

Minh chứng cho việc ứng dụng hiệu quả UBot Invoice có thể kể đến Gang Việt. Doanh nghiệp này thường mất cả một buổi để kiểm tra và đối soát hoá đơn vào mỗi kỳ quyết toán thuế, song giờ với UBot Invoice, công ty chỉ mất 30 phút. 

Kết quả tích cực tương tự cũng đến với Rạng Đông khi doanh nghiệp này giảm tới 80% chi phí vận hành và nâng độ chính xác của xử lý hóa đơn lên 100% sau khi đưa UBot Invoice vào vận hành từ tháng 7/2021 để xử lý khoảng 50.000 hóa đơn.

Có thể nói, việc xuất hiện các trợ thủ công nghệ như UBot Invoice đã giúp nghiệp vụ kế toán sang trang mới khi không còn là nỗi lo với nhiều tổ chức và cả những người làm việc trong lĩnh vực kế toán tại doanh nghiệp. 

Đây vừa giải pháp nhưng cũng chính là động lực thúc đẩy những hướng phát triển ổn định, hiệu quả hơn cho công tác quản lý kế toán nói chung trong dài hạn.

Tổng hợp, nguồn: Doanh nhân Sài Gòn, CafeF