Dung Phạm, Phó Giám đốc GreenHat, BTC đêm nhạc “Cảm ơn những điều phi thường’’: Đội “mũ xanh’’ phải sáng tạo và hành động nhanh

Trung tuần tháng 8 vừa qua, chương trình "Cảm ơn những điều phi thường" - sự kiện trực tuyến quy mô lớn đã diễn ra và để lại nhiều dấu ấn trong âm nhạc và đời sống xã hội.

Các nghệ sĩ đã cùng nhau lan tỏa yêu thương, mang âm nhạc tri ân các y bác sĩ, quân nhân, những chiến binh thầm lặng nơi tuyến đầu chống dịch.

Đêm nhạc thành công là nhờ sự góp sức của nhiều đơn vị tổ chức sự kiện có uy tín trong ngành tổ chức sự kiện và truyền thông, nổi bật là công ty GreenHat - đơn vị thực hiện nổi danh với nhiều sự kiện đình đám như: IRONMAN 70.3 VIETNAM, Techcombank HCMC International Marathon, Pocari Sweat Run, Terry Fox Run.

Trends Việt Nam đã có buổi trò chuyện cùng Phó Giám đốc GreenHat - Chị Phạm Thị Dung để khám phá những câu chuyện “hậu trường’’ xung quanh sự kiện này và xu hướng của công nghệ Virtual Event sắp tới cho ngành tiếp thị truyền thông.

Về góc độ tổ chức, chị có đánh giá như thế nào về kết quả của sự kiện "cảm ơn những điều phi thường"?

“Với 10 ngày chúng tôi đã làm ra 1 chương trình hơn 150 phút, 0 đồng và tất cả mọi người trong show không gặp mặt nhau”. Đó là một câu mô tả hoàn chỉnh của đạo diễn Ngãi Võ về đêm hòa nhạc kỳ lạ “Cảm ơn những điều phi thường”.

Còn với chúng tôi, đại diện vốn là đơn vị tổ chức sự kiện offline - lĩnh vực chịu án "tử" của covid thì đầu tư phát triển nền tảng sự kiện online thực sự là cơ hội "thay đổi hay là chết". 

Vậy trước đó, GreenHat đã nhận được “bệnh án” cụ thể như thế nào?

Cũng giống như nhiều đơn vị tổ chức sự kiện khác thì tình hình kinh doanh của GreenHat cũng bị ảnh hưởng khá nặng nề bởi dịch bệnh.

Ngay trong tuần đầu tháng 05/2021, khi nhận được thông tin về tình hình Covid-19 quay trở lại, “thời kỳ đen tối” của chúng tôi ngay lập tức xảy ra khi có đến 13 sự kiện đã xác nhận từ phía khách hàng phải dời ngày và huỷ do không thể tổ chức.

Trước bối cảnh trên, rất nhiều đơn vị tổ chức sự kiện đã linh hoạt hơn trong việc tìm ra những giải pháp nhằm hạn chế sự tiếp xúc nơi công cộng và gia tăng tương tác giữa người tiêu dùng, khách hàng, kênh phân phối, đối tác…

Giải pháp chuyển sang tổ chức sự kiện trực tuyến nói riêng và chuyển đổi số nói chung là con đường tất yếu cho cả doanh nghiệp và Agency trong thời điểm hiện tại.

Có lẽ, với đặc thù của một đơn vị làm trong ngành sáng tạo, sự thay đổi này khiến chúng tôi hào hứng vì đâu đó chúng tôi cũng đã từng có ý định, tìm kiếm, tìm hiểu nhưng còn nhiều do dự thì nay chúng tôi cần phải sẵn sàng và quyết tâm.

Dù là đơn vị tổ chức sự kiện có tiếng, GreenHat vẫn bị Covid giáng đòn chí tử khi 13 sự kiện đã xác nhận từ phía khách hàng phải dời ngày và huỷ do không thể tổ chức.

Sự chuyển đổi này đúng là thật xứng đáng khi sự kiện "Cảm ơn những điều phi thường" đã đạt được những kết quả và con số ấn tượng. Theo chị, đâu là những điểm đáng chú ý của mô hình sự kiện trực tuyến có thể mang lại?

Tổng quan thì tôi ghi nhận ba điểm quan trọng.

Thứ nhất là tốc độ và hiệu suất.

Bình thường đêm nhạc trực tiếp cần chuẩn bị trước 1 đến 2 tháng thì với sự kiện trực tuyến, cụ thể là đêm nhạc: ”Cảm ơn những điều phi thường” chúng tôi chỉ triển khai trong vòng 10 ngày.

Thứ hai là môi trường “không tiếp xúc”.

Mặc dù nhân lực của sự kiện lên tới gần 100 người nhưng đội ngũ triển khai dự án hoàn toàn không gặp nhau và làm việc từ xa qua hình thức online.

Thứ ba là tính tương tác real time.

Điều này diễn ra trong suốt cả quá trình và cả trong thời điểm diễn ra sự kiện.

Dù lực lượng ban tổ chức lên tới hơn 100 người nhưng tất cả đều làm việc WFH.

Chị có thể mô tả cụ thể hơn về những điều ‘’phi thường’’ chỉ có ở sự kiện trực tuyến?

Tôi muốn nói sâu hơn về tính tương tác.

Với nền tảng và mô hình tổ chức sự kiện trực tuyến, việc tổ chức sự kiện xuyên quốc gia, xuyên lục địa lại trở thành điều có thể. Diễn giả/Người thuyết trình/Người biểu diễn có thể đến từ khắp nơi trên thế giới.

Việc tổ chức sự kiện trực tuyến chỉ với 1 chiếc laptop và không cần tụ tập đám đông thường là điều không tưởng khi nghĩ đến sự kiện offline thì hiện sự kiện online lại là một điều dễ dàng.

Tính tương tác với các gian hàng triển lãm, tương tác với người tham dự, chia nhỏ cuộc họp, hay tương tác với diễn ra trên sân khấu lại là việc làm rất dễ dàng, gần gũi như sự kiện offline.

Khi tham gia sự kiện online, hành trình của người dùng với các cú nhấp chuột, lại là một điều tuyệt vời để đo lường sự tương tác, vì vậy, các game tương tác dựa trên hành trình của khách hàng, cũng như các hoạt động tương tác trải nghiệm sẽ thu hút khách hàng không kém gì trong sụ kiện offline.

Bạn cũng có thể chụp hình, chơi game, nhận nhiều phần quà hấp dẫn, rất điện tử và trực tuyến.

Nền tảng sự kiện do GreenHat cung cấp có khả năng đáp ứng cho 100,000 người truy cập cùng một lúc, và line cho các diễn giả, người thuyết trình, MC là 1 line riêng độc lập với line của người tham dự, chúng tôi luôn đảm bảo đường truyền từ nền tảng đến người dùng.

Một điều không thể phủ nhận tính hữu ích của sự kiện online,. Cụ thể là khi kết thúc sự kiện trong vòng 6h, bạn sẽ có đầy đủ report về toàn bộ sự kiện.

Hay thậm chí ngay lúc sự kiện đang diễn ra, nếu bạn muốn, cũng có thể có ngay report real time. Đó là ưu điểm nổi bật của sự kiện online hơn hẳn sự kiện offline.

Và điều đặc biệt nhất, với nền tảng sự kiện online do GreenHat cung cấp, thì một ưu điểm nổi bật phải kể đến là tính sáng tạo rất cao.

Bạn vẫn đi qua một cổng chào, lối vào với đầy đủ nhận diện của sự kiện, đến sảnh chờ tham quan và trải nghiệm các hoạt động tương tác, rồi đến với khu vực sân khấu. Rất giống 1 sự kiện offline.

Chưa kể, việc bạn đầu tư một sân khấu trong nhà hay ngoài trời thật hoành tráng, sẽ phải đầu tư rất nhiều tiền nếu setup trong sự kiện offline, thì giờ bạn thoả sức sáng tạo nhất có thể để có toàn bộ branding và sân khấu như bạn mong muốn.

Bên cạnh đó hình thức này còn hạn chế tối đa các cơ hội rủi ro, sự cố tiềm tàng ngay cả khi đã chuẩn bị kỹ lưỡng.

Đơn cử như chuyện một khi Maq thiết kế đã được duyệt thì việc chỉnh sửa, thay đổi các phương án sản xuất tại hiện trường là điều gần như không thể thì nay việc này có thể thực hiện một cách rất dễ dàng với mô hình sự kiện trực tuyến.

Nói như vậy thì có nghĩa là sẽ rất ít có cơ hội đáng tiếc xảy ra? Trong sự kiện vừa qua, có sự cố nào xảy ra không và chị đã rút ra được bài học gì?

Tôi nghĩ Covid đã dạy chúng ta là không nên chắc chắn vào bất kỳ điều gì.

Trong sự kiện này, chúng tôi cũng lấy làm tiếc khi đã xảy một sự cố liên quan tới bản quyền khiến chương trình bị “đứng hình” một vài phút.

Mặc dù chúng tôi đã cố gắng xin cấp phép bản quyền âm nhạc của toàn bộ chương trình để đảm báo quyền tự chủ khi phát sóng online nhưng lại để ‘’lọt’’ các TVC.

Chúng tôi cũng chủ quan bỏ qua một chi tiết nhỏ là trên thực tế tại Việt Nam không phải TVC nào cũng đảm bảo bản quyền về nhạc.

Điều không tưởng diễn ra như thế này là hạt sạn nhỏ trong chương trình nhưng lại là một bài học “để đời” cho ban tổ chức khi bước ra “môi trường toàn cầu,” ‘’không gian không biên giới’’ hay thế giới phẳng.

Nhân đây tôi cũng muốn gửi lời nhắn nhủ đến các doanh nghiệp ở Việt Nam là khi sản xuất các TVC và các ấn phẩm video của mình hãy mua bản quyền âm nhạc trước khi thực hiện chạy quảng cáo và commercial.

Trong bối cảnh như hiện nay, “có còn hơn không” là cảm xúc khi khán giả được xem một sự kiện âm nhạc. Chị nhìn nhận, đánh giá về sự đón nhận của công chúng về sự kiện này nói riêng và mô hình tổ chức mới này nói chung như thế nào?

Lúc đầu, hầu hết mọi người đều khá bỡ ngỡ vì 100% nền tảng là trên trực tuyến và không phải ai cũng có thể hiểu và biết được cách truy cập, vận hành ngay từ đầu.

Nhưng người tiêu dùng khá bất ngờ vì có sự trợ giúp kỹ thuật ngay tức thì, những trải nghiệm trên nền tảng rất chân thực, càng trải nghiệm càng thấy thích thú bởi vì những gì triển khai được ở offline đều có thể có được trên online, thậm chí còn đẹp hơn cả những gì thấy được ở event offline. Có thể nói đây là sức mạnh của công nghệ.

Phản hồi chung của người tiêu dùng là sự ưu việt tương tác, kết nối không giới hạn và giải quyết được các vấn đề của khách hàng.

GreenHat được biết đến là một Agency cung cấp nhiều các loại hình dịch vụ như Tổ chức sự kiện, Cung cấp các vật phẩm khuyến mãi,... Liệu một agency cung cấp nhiều dịch vụ có phải là thế mạnh (các loại hình dịch vụ bổ trợ cho nhau) hay sẽ là yếu điểm khi “không chuyên sâu” thứ gì?

Greenhat là đơn vị được biết đến là đơn vị tổ chức sự kiện online và offline chuyên nghiệp, cung ứng giải pháp sáng tạo về quà tặng và ấn phẩm.

Chúng tôi đã và đang tạo dựng vị thế trong những lĩnh vực này đặc biệt là chuyển đổi dịch vụ trên nền tảng công nghệ để phục vụ khách hàng.

Bên cạnh đó với các khách hàng lớn, các tập đoàn chúng tôi có một nhóm các công ty liên kết đến từ trong nước và quốc tế với các thế mạnh riêng của mình, quy tụ các chuyên gia giàu kinh nghiệm trong lập kế hoạch và chiến lược, triển khai trên nền tảng số, các hoạt động offline và marketing trải nghiệm.

Chúng tôi tin tưởng với sức mạnh của từng đơn vị mang lại giá trị lớn và hiệu quả cho khách hàng. Các hoạt động của hai mảng dịch vụ có tính chất bổ trợ cho nhau rất hiệu quả.

Sau thành công của Virtual Event “Cảm ơn những điều phi thường”, Green Hat có kỳ vọng lớn hơn hay áp lực vô hình nào về việc tổ chức các sự kiện và truyền thông trực tuyến trong tương lai?

Sau khi sự kiện trực tuyến “Cảm ơn những điều phi thường” diễn ra, GreenHat tin tưởng nền tảng tổ chức sự kiện trực tuyến sẽ mang lại thành công cho doanh nghiệp nhờ vào khả năng tiếp cận với số đông khách hàng tiềm năng trên thị trường.

Hy vọng có nhiều khách hàng liên hệ để yêu cầu tổ chức sự kiện trực tuyến nhiều hơn nữa (cười).

Tên công ty của chúng tôi là GreenHat, tức mũ xanh, là chiếc mũ biểu trưng cho sự đổi mới sáng tạo theo tư duy 6 chiếc mũ của TS. Edward de Bono phát kiến năm 1980.

Tôi cho rằng trong bối cảnh hiện nay sáng tạo cần phải đi kèm với điều kiện là nhanh nữa. Bởi mọi thứ đang biến đổi mỗi ngày thậm chí mỗi giờ.

GreenHat, tức mũ xanh, là chiếc mũ biểu trưng cho sự đổi mới sáng tạo theo tư duy 6 chiếc mũ của TS. Edward de Bono phát kiến năm 1980.

Cơ hội nào cho Agency cho mô hình mới này đặc biệt là Agency về tổ chức sự kiện?

Giống như câu chuyện tiêm Vaccine, người ta hay nói đùa Vaccine đầu tiên là Vaccine tốt nhất. Các doanh nghiệp không thay đổi khó tránh khỏi đi vào ngõ cụt.

Lĩnh vực này cũng mở ra rất nhiều cơ hội và mảng kinh doanh mới cho các ngành nghề đáp ứng các nhu cầu mới ví dụ như:

Phát triển thương mại điện tử, kinh doanh có ý thức (thân thiện môi trường, sạch, xanh, bền vững), ứng dụng công nghệ kỹ thuật trong phân phối.

Hàng trăm doanh nghiệp đã buộc phải tái cấu trúc, đây là cơ hội để có thể thích nghi với thời bình thường mới, tiếp cận khách hàng theo cách mới: Cách thức mới, Nền tảng mới để tạo ra thành công mới.

Với việc ứng dụng mô hình mới này, trong tương lai hệ sinh thái của GreenHat sẽ thay đổi như thế nào?

Hiện tại chúng tôi đang dịch chuyển từ offline sang online. Bao gồm các hoạt động tổ chức sự kiện trực tuyến và sự kiện lai giữa trực tuyến và ngoại tuyến (Hybrid).

Sự kiện hybrid kết hợp giữa ngoại tuyến và trực tuyến sẽ có mức tương tác, trải nghiệm rất cao, như những sự kiện thể thao và công nghệ.

Với sự kiện trực tuyến, chúng tôi có các hoạt động trải nghiệm như đã nêu ở trên từ việc tương tác với khách hàng cho đến tuyển dụng người tham gia, sau đó là thay đổi thích ứng lên các nền tảng truyền thông để quảng bá cho các thương hiệu.

Đối với các hoạt động cung ứng vật phẩm khuyến mãi như là giải pháp sáng tạo hiện tại cũng được GreenHat dịch chuyển lên nền tảng trực tuyến để phục vụ các khách hàng chiến lược.

Theo GreenHat, doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực cần chú trọng điều gì khi thực hiện “Go Online” trong và sau thời gian dịch Covid, đặc biệt là truyền thông sự kiện?

Thứ nhất: Chuyển đổi số là sự sống còn với Doanh nghiệp, đã đang và sẽ là hướng làm bắt buộc. Đưa lên nền tảng số thì cơ hội tiếp cận nhiều khách hàng tiềm năng sẽ mở rộng, không giới hạn ở mặt địa lý hay chất liệu bán hàng, tiếp thị cũng sẽ được chuẩn hóa để thực hiện nhiều hoạt động, mở rộng đội ngũ tiếp thị và bán hàng khắp mọi nơi.

Thứ hai: Đi kèm với sự lan tỏa nhanh chóng là sự phối hợp nhịp nhàng của nhiều bên chuyên môn và có kinh nghiệm.

Bởi vì tốc độ lan tỏa nhanh, không bị giới hạn địa lý hay ngôn ngữ chi phối mà kết quả đưa đến khách hàng phải thật chỉn chu và chuyên nghiệp, từ đó mới đạt được chữ tín và chữ tầm của thương hiệu trong mắt khách hàng.

Ưu thế phải đi kèm với nội lực thực tế của doanh nghiệp khi trình bày tới hàng trăm thậm trí hàng triệu khách hàng cùng lúc.

GreenHat đã tổ chức rất nhiều sự kiện thể thao quy mô lớn.

Được biết, thế mạnh của GreenHat là các sự kiện thể thao và các sự kiện công nghệ. Vậy trong tương lai GreenHat có tiếp tục triển khai các chương trình về âm nhạc hay tập trung cho các sự kiện thể thao và công nghệ?

Đại dịch làm chúng ta xa cách nhau và âm nhạc sẽ “chữa lành” và hàn gắn thế giới, góp phần tạo năng lượng lạc quan, cũng như lan tỏa một niềm tin, niềm hy vọng trụ vững sau đại dịch Covid 19.

Chúng tôi sẽ vẫn mong được tiếp tục được làm nên những lời “cảm ơn phi thường’’ cho những điều bình thường nhỏ bé được quay trở lại.

Thục San - Trends Việt Nam