Những ngày qua, trên một nhóm cộng đồng về booking KOL xuất hiện một bài viết của MC Trang Moon (Trang Minh Nguyen) - một MC/Influencer có tiếng và “có tầm” với giới trẻ đề cập đến một việc trải nghiệm không mấy vui vẻ khi trao đổi với nhân viên của một công ty truyền thông.

Cụ thể, khi mức giá phía MC Trang Moon đưa ra cao hơn so với ngân sách dự trù, bạn nhân viên chỉ nhắn lại “úi cha, hơi cao á ta, này là chương trình hội thảo mà ta hiu hiu”.

Một dòng tin nhắn “dễ thương” như đang gửi cho bạn bè, cũng không đưa ra được phản hồi hợp lý hay thông tin trao đổi rõ ràng.

Bên dưới bài viết, hầu hết các bình luận đều đồng tình đây là ví dụ điển hình cho sự kém chuyên nghiệp trong trao đổi, làm việc với đối tác.

Nhiều nhân viên của các booking Agency/Influencer marketing agency cũng thể hiện sự bất bình trước cách giao tiếp thiếu nghiêm túc, thiếu tôn trọng của bạn nhân viên trong bài viết.

Qua câu chuyện này, chúng ta có thể nhìn thấy một vấn đề: Một số công ty đang mặc định giao tiếp chuyên nghiệp là kỹ năng có sẵn, do đó, họ không chủ động đào tạo hoặc đưa vào bộ quy tắc trong công việc.

Để có góc nhìn khách quan về vấn đề này, cũng như để đưa ra lời khuyên về những ứng xử phù hợp khi trao đổi với phía KOL, chị Lệ Ngân - Phó Giám đốc tại influencer marketing agency The A List đã chia sẻ “bộ bí kíp” giúp việc giao tiếp với KOL/Influencers trở nên dễ dàng hơn.

1. “Biết người, biết ta”- trăm trận trăm thắng

Quy tắc đầu tiên, quan trọng nhất là account phải hiểu rõ đối tượng giao tiếp của mình.

Mình đang nói chuyện với KOL hay quản lý?

KOL đó thuộc nhóm nào, celeb, mega hay micro?

Người ấy thuộc thế hệ nào, gen Z, gen Y hay gen Z?

Hiểu được đối phương, account sẽ hạn chế được nguy cơ vượt quá ranh giới mong manh giữa trò chuyện thân thiện và giao tiếp thiếu tôn trọng.

Nếu biết chắc chắn người đang nói chuyện cùng mình là người hơn tuổi, đặc biệt là khi trao đổi với những influencer và quản lý “có tiếng” trong ngành, hãy chủ động gọi “anh”, “chị” để thể hiện phép lịch sự tối thiểu và sự tôn trọng đúng mực.

Ngay cả khi làm việc cùng các bạn influencer/quản lý kém tuổi mình, account cũng có thể chủ động xưng tên để thể hiện tâm thế và thiện chí làm việc bình đẳng.

Tư duy “biết người, biết ta” cũng giúp account lựa chọn công cụ giao tiếp phù hợp - gọi điện thoại, gửi email, gửi tin nhắn, hoặc gửi voice message (tin nhắn thoại).

Nếu trao đổi với KOL lần đầu hợp tác hoặc chưa quá thân thiết, account nên chủ động gửi các thông tin cần thiết qua email hoặc tin nhắn, có thưa gửi, có chủ vị, câu từ trau chuốt, ý tứ lớp lang.

Nếu không may xảy ra tranh luận, hoặc khi cần trao đổi nhanh, account có thể xin phép gọi điện cho KOL hoặc quản lý để trao đổi, sau đó tổng hợp mọi thông tin chi tiết và những đề xuất được thống nhất bằng văn bản (tin nhắn, email) để các bên liên quan cùng nắm được.

Lấy ví dụ câu chuyện mà MC Trang Moon chia sẻ, thay vì nhắn từng câu nhát gừng “úi cha, hơi cao á ta, này là chương trình hội thảo mà ta hiu hiu”.

Bạn nhân viên công ty truyền thông trên có thể phản hồi như sau: “Chị Trang ơi, báo giá này đang hơi cao so với ngân sách của bên em. Hiện tại, nhãn hàng và bên em đang dự trù X triệu đồng cho phần dẫn chương trình hội thảo, chị Trang xem giúp em mình có thể làm phần công việc như thế nào, hoặc hỗ trợ đến đâu cho mức chi phí này nhé ạ!”.

Chưa bàn đến việc bạn nhân viên có deal giá thành công hay không hay liệu MC Trang Moon có đồng ý không, cách trao đổi lịch sự, rõ ràng, có tính xây dựng như trên cũng sẽ khiến influencer cảm nhận được thiện chí hợp tác và sự tôn trọng từ đối tác.

2. Chân thành và tự tin, không tự ti hay tự kiêu

Khi trao đổi với đối tác, đôi khi account phải chấp nhận “nói giảm, nói tránh” để hạn chế hiểu lầm hoặc tranh cãi không đáng có.

Cũng có khi account phải “giữ cái đầu lạnh” để trao đổi rạch ròi với một số KOL có thái độ “trên cơ”, “ép giá”.

Nhưng bất cứ điều gì có thể chân thành được, account hãy chân thành.

Trong những trao đổi với KOL, account hãy đặt mình vào góc nhìn của KOL để thấu hiểu, thông cảm và chia sẻ, từ đó đôi bên cùng đưa ra những phương án phù hợp để tránh thiệt thòi cho bất cứ ai.

Account tuyệt đối không được có tâm thế đánh đố, thách thức hay đổ lỗi.

Bên cạnh đó account phải hiểu người, hiểu việc khi bước vào cuộc trò chuyện với phía KOL.

Ngay cả khi chưa học, chưa biết về những kiến thức nói trên, một account nên tìm hiểu thật kỹ về phần công việc mà bạn đề xuất với KOL.

Thay vì chỉ gửi bản link, thông tin ngắn gọn, account nên gửi mô tả kỹ những mong muốn từ phía công ty dành cho KOL, những gì KOL sẽ đăng trên kênh của họ.

Account cũng nên thẳng thắn đưa ra quan điểm cá nhân khi trao đổi góc nhìn với KOL, đồng thời chốt với nhãn hàng về ý tưởng triển khai phù hợp, hiệu quả nhất.

3. Không gò bó và áp đặt KOL

Khi sử dụng KOL, hãy tạo ra môi trường làm việc thoải mái nhất, hỗ trợ họ làm việc tốt hơn.

Sức hút của KOL thường đến từ quan điểm và lối sống tự nhiên của họ.

Việc áp đặt một kịch bản hay phong cách lên KOL có thể dẫn đến các phản ứng tiêu cực từ phía công chúng.

Mỗi người nổi tiếng đều có những cách tạo ảnh hưởng, cách tiếp cận cộng đồng riêng.

Cứ để họ tự do sáng tạo để quảng cáo sản phẩm đến khách hàng một cách tự nhiên nhất.

Account không nên áp đặt họ vào những tình huống cũng như kịch bản sẵn có.

Cộng đồng người theo dõi đã có thời gian tìm hiểu và gắn bó lâu dài với KOL. Vì vậy, họ sẽ nhận ra ngay lập tức nếu KOL có cách nói chuyện hoặc quan điểm khác lạ so với bình thường.

Ngay bản thân KOL cũng không thể chia sẻ một cách tự nhiên về sản phẩm nếu họ bị bắt buộc phải đi theo kịch bản.

Điều này sẽ dẫn đến sự gượng gạo, khiên cưỡng và làm giảm hiệu quả chiến dịch khi hợp tác cùng KOL.

Tốt nhất, các đối tác chỉ nên đưa ra những định hướng chung và để KOL được tự do trình bày quan điểm của mình về sản phẩm/ dịch vụ.

Đơn giản, có thể cho họ dùng thử sản phẩm, lưu ý với họ những điểm nhấn cần truyền thông (đâu là điều nên nói, đâu là điều không nên nói).

4. Từ ban đầu hãy thống nhất với KOL về mục tiêu cần phải đạt được

Không giống như các công cụ Marketing, KOL là con người và họ cũng có những cảm xúc, suy nghĩ riêng.

Hầu hết KOL đều là những người nổi tiếng, họ cũng có thể là nghệ sĩ nên rất nhạy cảm và nhiều trường hợp khá thất thường.

Vì vậy, không thể tránh được những lúc KOL cảm thấy khó chịu hoặc bất đồng quan điểm với doanh nghiệp.

Do đó, ngay từ ban đầu, chúng ta nên thỏa thuận rõ ràng các điều khoản hợp tác (thời gian làm việc, kết quả mong đợi, đối tượng làm việc chung…) và nguyên tắc làm việc của cả hai để có được sự thống nhất cuối cùng trước khi kí kết hợp đồng hợp tác cùng KOL. 

Các thỏa thuận nên được lập làm văn bản hoặc đưa hẳn vào hợp đồng một cách minh bạch, cụ thể, tránh trường hợp KOL thay đổi hoặc yêu cầu những điều kiện vượt quá tầm kiểm soát sau này.

Có như vậy người ảnh hưởng mới làm việc nghiêm túc, không chểnh mảng.

Các công ty cần làm rõ những mốc cần đạt trong điều khoản và khi đã thống nhất như công việc không được như mong muốn thì KOL bị phạt thế nào, bồi thường thế nào.

5. Thấu hiểu KOL còn hơn cả thấu hiểu khách hàng

Một yếu tố cực kỳ quan trọng khi sử dụng KOL chính là phải thấu hiểu về người mà chúng ta đang hợp tác từ cuộc sống bên ngoài, các mối quan hệ cũng như trên mạng xã hội.

Các doanh nghiệp khi làm truyền thông, quảng cáo cần phải xác định rõ đối tượng khách hàng của mình là ai? Mục đích của chiến dịch là gì? Từ đó mới “khoanh vùng” được KOL phù hợp.

Bên cạnh việc nắm rõ được năng lực của họ tới đâu, hãy quan tâm, tôn trọng tạo mối quan hệ tốt với KOL.

Việc lựa chọn hợp tác cùng những người nổi tiếng cũng như có sức ảnh hưởng trong cộng đồng của doanh nghiệp đều có mục đích chung là đẩy mạnh kinh doanh, kích thích tiêu dùng, tăng lượng khách hàng tiềm năng theo dõi cũng như sử dụng sản phẩm, cải thiện kết quả hoạt động của công ty. 

Chính vì thế, trước khi áp dụng KOL doanh nghiệp cần phải lập kế hoạch truyền thông quảng cáo thật chỉn chu.

Bước đầu tiên cần làm là lựa chọn người ảnh hưởng có ít nhiều sự nhạy bén của một người đang làm trong lĩnh vực kinh doanh để hỗ trợ và hợp tác dễ dàng hơn.

Bên cạnh đó, sự phù hợp luôn luôn quan trọng, nếu đại diện thương hiệu giỏi, nổi tiếng nhưng không phù hợp với thương hiệu chưa hẳn đã mang lại nhiều kết quả.

Trước khi đi đến bản hợp đồng cuối cùng, hãy chắc chắn rằng các KOL có thể đi cùng các chiến lược marketing của bạn trong một khoảng thời gian tương đối dài.

Kết luận

Hiện nay việc chọn KOL để quảng bá thương hiệu đang ngày càng trở nên phổ biến và được xem là một hình thức marketing thiết yếu, nó đã chứng minh được hiệu quả ở nhiều mặt.

Vì vậy, là một người làm ở lĩnh vực booking KOL ở một agency hay bất cứ công ty nào đều cần phải hết sức thận trọng trong giao tiếp, vừa mang lại hiệu quả trong công việc vừa thể hiện được sự tinh tế của mình.

Hãy áp dụng câu tục ngữ này trong giao tiếp chuyên nghiệp:

“Lời nói chẳng mất tiền mua

Lựa lời mà nói cho vừa lòng nhau”.

Tổng hợp, nguồn: The Influencer, KOLV