0903 789 968
296
Tại sao có nhiều người thành công hơn những người khác?
Tại sao nhiều người kiếm được nhiều tiền hơn, có công việc tốt hơn, thăng tiến nhanh hơn đồng nghiệp của mình?
Tại sao có nhiều người sức khỏe của họ ngày càng tốt hơn, họ có nhiều mối quan hệ vô cùng tuyệt vời?
Bất kể các bạn làm trong lĩnh vực gì, bất kể bạn là ai, bạn hoạt động trong lĩnh vực nào, chìa khóa mà tất cả những người thành công đều sử dụng chính là quản lý tốt thời gian của mình.
Sự khác biệt chính là người khác nhận ra quản lý thời gian quan trọng như thể quản lý cuộc đời chính mình và quản lý bản thân.
Trong hàng ngàn những người thành công, bao gồm đàn ông và phụ nữ, họ đều có đặc điểm chung là họ biết giá trị của thời gian mà từ đó họ sẽ sử dụng một cách hiệu quả.
Vậy nghệ thuật của quản lý thời gian của những người thành công như thế nào?
Tất cả mọi người đều có quỹ thời gian 24 giờ một ngày, có người làm được những điều lớn lao, có người có thể cân bằng giữa công việc và cuộc sống, có người lại cảm thấy thời gian trôi qua thật vô nghĩa.
Tại sao lại như vậy?
Dưới đây sẽ là những nhân tố “then chốt” mà bất kỳ ai cũng có thể áp dụng trong việc quản lý chuỗi thời gian quý báu của mình.
1. Thiết lập mục tiêu sẽ hướng chúng ta đi được xa nhất có thể
Thay vì để cho mọi việc trong cuộc sống diễn ra một cách ngẫu nhiên, những người thành công luôn đặt ra mục tiêu cho chính mình.
Mỗi người sẽ có những mục tiêu khác nhau ở từng giai đoạn khác nhau trong cuộc đời.
Mục tiêu là điểm khởi đầu của việc quản lý thời gian hiệu quả, như kim chỉ nam dẫn đường cho những việc mà bạn đang tập trung thời gian của mình vào đó.
Trong 5 năm hay 10 năm tới bạn sẽ đạt được mục tiêu hay thành tựu gì?
Mục tiêu của bạn là gì, bạn muốn mục tiêu của mình có những gì và bạn sẽ làm gì với mục tiêu đó?
Nguyên tắc thiết lập mục tiêu mà hầu hết ai cũng đã áp dụng chính là phương pháp SMART.
Thiết lập mục tiêu theo nguyên tắc SMART trong quản lý thời gian có nhiều lợi ích như:
- Bạn sẽ hiểu rõ và tập trung thực hiện các mục tiêu quan trọng, khẩn cấp cho mỗi ngày, mỗi tuần, mỗi tháng…
- Đảm bảo có sự chủ động trong công việc và quản lý quỹ thời gian của mình.
- Giúp bạn thành công hơn, đạt được nhiều mục tiêu quan trọng, đạt kết quả lớn lao hơn trong công việc
- Bạn sẽ cân bằng được giữa công việc và cuộc sống nhờ quản lý thời gian hiệu quả
Khi thiết lập mục tiêu SMART phù hợp, bạn sẽ giúp chúng ta tối ưu công việc về: thái độ trong công việc, thứ tự ưu tiên, hiệu quả trong làm việc theo nhóm, nâng cao hiệu suất công việc,…
Ví dụ, áp dụng nguyên tắc SMART trong cải thiện năng suất nhóm
- Cụ thể (Specific): người quản lý có mong muốn giúp nhóm của mình phát triển kỹ năng và năng suất làm việc của họ cao hơn trong tương lai.
- Có thể đo lường (Measurable): nhóm hiện tại đang thiếu những kỹ năng gì, ngân sách hiện tại có đủ để hỗ trợ cho tất cả nhân viên trong việc tìm kiếm những nguồn lực hỗ trợ khác hay không
- Có thể đạt được (Achievable): mở rộng những buổi đào tạo hoặc cho nhân viên của mình tham gia các khóa học về những kỹ năng liên quan đến chuyên môn của họ.
- Có liên quan (Realistic): năng suất cải thiện thông qua hiệu suất công việc, những sản phẩm được tạo ra có sự đột phá hay không, khách hàng đánh giá thành phẩm của nhóm như thế nào
- Có thời hạn (Timely): thời gian năng suất nhóm sẽ được cải thiện và công việc tiến triển như mong đợi là 6 tháng kể từ khi lập mục tiêu và kế hoạch.
Top 1% những người thành công trong tất cả lĩnh vực nhờ vào những mục tiêu rõ ràng, cụ thể và được ghi ra của mình.
Và đặc biệt hơn là họ luôn mang mục tiêu mà họ đã thiết lập theo bên người bất kể đi đến đâu.
Nhưng trước khi làm được điều đó hãy viết xuống mục tiêu của chúng ta, mục tiêu nên được viết xuống, nên được làm rõ ràng và phải đọc đi đọc lại để hiểu rõ và nắm bắt được chúng.
Đây là phương pháp để mở ra nhiều cơ hội và đạt nhiều thành công hơn nữa trong tương lai.
2. Xây dựng kế hoạch hành động để tiến những bước tiến vững chắc
Bạn đã bao giờ lên kế hoạch làm điều gì đó nhưng lại bị trì hoãn?
Có một kế hoạch hành động có tổ chức sẽ giúp bạn vượt qua sự trì hoãn bằng cách duy trì động lực cho bạn với một bản đồ những gì bạn cần làm và khi nào bạn cần hoàn thành từng nhiệm vụ.
Có mục tiêu rõ ràng nhưng không kế hoạch hành động là chuẩn bị cho sự thất bại bởi chúng ta sẽ dễ bị mất phương hướng, bối rối trong những bước tiếp theo.
Và ngược lại, có kế hoạch hành động nhưng không có mục tiêu cụ thể khó mà đạt được thành công như mong đợi.
“Mục tiêu mà không hành động thì dù có cánh cũng không bay được đến đích” (Robin Sharma – Đời ngắn đừng ngủ dài).
Kế hoạch hành động của bạn là gì?
Hãy viết xuống và liệt kê từng bước những gì bạn cần làm tiếp theo với một trật tự phù hợp để nhanh chóng và dễ dàng xác định hướng đi phù hợp.
Quyết định hành động nào nên được thực hiện trước, cái nào sẽ hành động sau cùng, cái nào quan trọng nhất và cái nào ít quan trọng hơn.
Thực tế, khả năng thiết lập mục tiêu và xây dựng kế hoạch hành động cho tương lai chính là kỹ năng chính yếu trong thành công.
Cho dù kế hoạch hành động của bạn ở dạng biểu đồ, đồ thị, sơ đồ thì cũng hãy đảm bảo rằng nó truyền đạt rõ ràng các yếu tố trong xuyên suốt quá trình hành động như: nhiệm vụ, thời hạn, tài nguyên, ngân sách và nguồn lực…
Sau đó, xác định các nguồn lực bạn cần để hoàn thành từng bước của kế hoạch.
Các nguồn lực chính bạn sẽ cần để đạt được mục tiêu của mình là thời gian, tiền bạc, con người và công nghệ.
Không phải tất cả các mục tiêu đều yêu cầu một ngân sách xác định, nhưng nhiều mục tiêu quan trọng và cấp bách thì có.
3. Liệt kê những việc cần làm để tránh bị cuốn vào những việc không cần thiết
Cùng một khối lượng công việc như nhau và cùng cùng một khung thời gian nhất định.
Có những người hoàn thành công việc vô cùng dễ dàng và mang lại kết quả cực kỳ tốt.
Nhưng có những người luôn bận rộn với áp lực và căng thẳng vì không biết mình phải làm gì và cuối cùng kết quả đạt được lại không như mong đợi.
Điểm thứ 3 trong nghệ thuật quản lý thời gian chính là liệt kê những việc cần làm.
Có một nghiên cứu đã chỉ ra rằng, nếu chúng ta liệt kê những công việc hay nhiệm vụ trước khi bắt đầu thực hiện, sẽ cải thiện năng suất đến 25% trong công việc.
Liệt kê những việc cần làm có thể trong một tuần, trong tháng hoặc trước khi đi ngủ hãy dành ít phút để ghi ra những việc cần phải làm vào ngày hôm sau.
Viết ra danh sách việc cần làm mỗi tối là cách tuyệt vời để sắp xếp buổi sáng và giúp chúng ta có một khởi đầu tốt.
Đây là thói quen hàng ngày của Jeff Petro, Giám đốc điều hành Cool Beauty Consulting.
Vào mỗi tối, ông thường soạn thảo danh sách việc cần làm cho sáng hôm sau, sau đó, đánh dấu 3 mục hàng đầu phải hoàn thành.
Bằng cách này, ít nhất ông có thể hoàn thành ba mục tiêu, đặc biệt là những thứ đủ quan trọng để khiến ông phải nhớ đến vào đêm hôm trước.
Với phương pháp liệt kê và làm theo những gì đã được ghi ra, kiểm tra lại những việc chưa hoàn thành để biết được mình đã ở đâu trên hành trình hướng đến thành công.
Mỗi khi chúng ta tích vào những nhiệm vụ đã hoàn thành, sẽ gợi lên cảm giác như thể chúng ta đang ngày càng tiến gần hơn đến đích.
Một kế hoạch quản lý thời gian tốt là một bản kế hoạch chi tiết, cụ thể cho từng giai đoạn nhỏ với deadline rõ ràng và phân công công việc hợp lý.
Đối với những người dễ bị cuốn theo công việc thì việc liệt kê danh sách nhiệm vụ trong ngày là một điều cần thiết giúp bạn quản lý được quỹ thời gian có hạn của mình mà không bỏ sót nhiệm vụ.
4. Thiết lập những việc ưu tiên sẽ giảm “gánh nặng” nhiệm vụ trong ngày
Trong một ngày mỗi người đều có hàng vạn công việc cần phải hoàn thành.
Có người làm một cách thong thả, thậm chí còn có nhiều thời riêng rảnh dành cho bản thân mình.
Có người lúc nào cũng trong trạng thái miệt mài “bận rộn” không đâu.
Vấn đề ở đây chính là cách sắp xếp công việc hằng ngày của mỗi người khác nhau.
Biết cách sắp xếp công việc thứ tự ưu tiên sẽ giúp bạn sử dụng thời gian mỗi ngày hiệu quả hơn.
Đó là nền tảng để nâng cao hiệu suất công việc cũng như cải thiện cân bằng công việc và cuộc sống.
Quy tắc 80/20 – còn được gọi là Nguyên tắc Pareto – là một trong những định luật phổ quát nhất trong cuộc sống và kinh doanh.
Theo nhà kinh tế học người Ý Vilfredo Pareto và nguyên tắc Pareto của ông:
Trong hầu hết trường hợp, 80% kết quả là do 20% nguyên nhân gây ra.
Nguyên tắc này có thể bao hàm tất cả các nhận định sau:
- 20% công nhân tạo ra 80% kết quả.
- 20% khách hàng đóng góp vào 80% doanh thu.
- 20% khiếm khuyết gây ra 80% sự cố.
- 20% tính năng tạo ra 80% nhu cầu sử dụng.
Nếu như quan sát kỹ, trong một ngày làm việc, chúng ta thường chỉ thực hiện được một hoặc hai đầu việc quan trọng mà đem lại cảm giác hài lòng, hiệu quả.
Nếu không hoàn thành các đầu việc đó – ngay cả khi chúng ta làm việc liên tục trong tám giờ – ngày hôm đó xem như bị lãng phí.
Điểm mấu chốt mà Pareto muốn đề cập ở đây là hầu hết mọi thứ trong cuộc sống không được phân phối đồng đều, một số đóng góp nhiều hơn những thứ khác.
Nỗ lực tập trung giải quyết 20% công việc nhưng đem lại sự khác biệt thay vì tốn tài nguyên để xử lý 80% công việc khác.
Sự khác biệt giữa khẩn cấp và quan trọng là chìa khóa để ưu tiên thời gian và khối lượng công việc của bạn.
“Công việc khẩn cấp” yêu cầu sự chú ý ngay lập tức của bạn, nhưng bạn có làm ngay hay không chưa chắc đã trở thành vấn đề.
“Công việc quan trọng” là nếu không làm - chúng có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng cho bạn hoặc người khác.
Một bản báo cáo cần phải nộp trước ngày mai tất nhiên sẽ quan trọng hơn việc lướt Facebook, Instagram hay đi uống bia với đồng nghiệp.
Hãy ưu tiên những việc mang lại giá trị cao và quan trọng hơn hết, đừng quên ghi chú lại các mốc thời gian và hoàn thành chúng trước thời hạn nhé.
5. Tập trung tâm trí để giảm thiểu tình trạng “việc chồng việc”
Bạn có thể đáp ứng mọi yêu cầu khác bằng khả năng, sự sáng tạo, kinh nghiệm nhưng sẽ ra sao nếu khả năng tập trung của bạn bằng không?
Khả năng tập trung tâm trí vào cách sử dụng thời gian là một trong những yêu cầu của thành công.
Hôm nay không làm được việc đó, bạn sẽ phải làm vào hôm sau, và nó sẽ chiếm mất thời gian biểu hôm sau.
Cứ thế dần dần bạn sẽ không đạt được mục tiêu đã đề ra chỉ vì một ngày không hoàn thành công việc.
Hãy tắt hết các thiết bị điện tử để những thông báo sẽ không thể làm phân tán sự tập trung của mình.
Một trong những kỹ thuật được các nhà lãnh đạo hiệu suất cao sử dụng đó là làm việc tại nhà vào buổi sáng hay buổi tối hoặc cuối tuần khi bạn có thể tập trung tâm trí mà không bị làm phiền.
Khi bạn tạo được thói quen đó, chẳng bao lâu hiệu suất và thành quả của bạn sẽ được tăng gấp nhiều lần.
Earl Nightingale đã nói: “Tất cả những thành tựu vĩ đại trong cuộc sống đều đến từ sự tập trung được duy trì trong thời gian dài.”
Dành thời gian tập trung vào những việc quan trọng trước thì cả ngày bạn sẽ thoải mái vui vẻ làm việc khác.
Bạn cần sắp xếp các nhiệm vụ của mình theo thứ tự ưu tiên và tập trung nguồn lực để hoàn thành những công việc quan trọng nhất.
Khi những công việc quan trọng được giải quyết thì áp lực cũng được giải tỏa đáng kể và việc không đủ thời gian cho các nhiệm vụ tiếp theo cũng sẽ không gây ảnh hưởng quá nhiều cho tiến độ và kết quả chung.
Bật mí cách chạy deadline hiệu quả
Có một thực tế là dù đã hết sức "vắt chân lên cổ" chúng ta đôi khi vẫn không có khả năng đáp ứng được yêu cầu về thời hạn deadline được giao.
Chính vì thế, sau đâu là một vài lưu ý chúng ta cần phải nắm khi được giao nhiệm vụ và deadline.
Lập kế hoạch rõ ràng và chi tiết: Với một bảng kế hoạch chi tiết, rõ ràng cho từng giai đoạn công việc sẽ giúp bạn định hướng và biết được mình cần làm gì để hoàn thành các công việc.
Không những thế, nó còn giúp bạn theo dõi và kiểm soát tốt kết quả công việc, dễ dàng nhận ra được những sai sót không đáng có.
Xem xét tính khả thi của deadline: Bạn sẽ khó có thể hoàn thành khối lượng công việc dành cho 30 ngày, chỉ trong vòng có 3 ngày.
Do đó, khi đặt ra giới hạn thời gian cho bản thân hay khi nhận công việc có định sẵn deadline, bạn nên xem xét đến tính khả thi và khả năng hoàn thành công việc dựa trên năng làm việc của bạn.
Đặt quyết tâm cao nhất: Dù với bất kỳ công việc hay vị trí nào cũng rất cần sự quyết tâm và cố gắng không ngừng.
Chính vì vậy, việc tự ý thức về tầm quan trọng của các yếu tố làm nên thành công , không ngừng cố gắng tôi luyện bản thân sẽ giúp bạn có thêm động lực để làm việc, nâng cao năng lực làm việc của mình.
Ghi chú lại các thông báo: Để công việc diễn ra một cách thuận lợi, nhịp nhàng mà không bị bỏ sót bất kỳ thông tin nào thì việc ghi chú lại các thông báo cho từng giai đoạn công việc là điều cần thiết.
Bên cạnh đó, việc ghi chú lại như một cách thông báo, nhắc nhở bản thân rằng cần tập trung vào công việc hơn, giúp bạn có thể tăng ý thức tập trung để hoàn thành công việc một cách tốt nhất.
Xem thêm: How to Master The Art of Time Management
