Cách để tổ chức sự kiện ấn tượng cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp tổ chức sự kiện - Không phải câu chuyện đơn giản!

Tổ chức sự kiện là một trong những công cụ truyền thông hiệu quả cho doanh nghiệp vì cùng lúc đạt được nhiều mục tiêu trong việc quảng bá, tiếp thị.

Hoạt động này không chỉ giúp quảng bá sản phẩm, dịch vụ của thương hiệu tới người tiêu dùng một cách trực tiếp mà còn là cơ hội để tạo ấn tượng tốt đẹp với khách hàng, thu hút khách hàng mới, góp phần gia tăng doanh thu và xây dựng hình ảnh thương hiệu.

Theo công ty tổ chức sự kiện và tư vấn truyền thông 5S Media, để đảm bảo sự thành công khi tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp, việc tổ chức sự kiện cần đảm bảo những bước cơ bản:

1. Thiết lập mục tiêu cho sự kiện;
2. Thành lập đội ngũ tổ chức sự kiện;
3. Xác định thời gian, địa điểm, thành phần tham gia sự kiện;
4. Sáng tạo Concept chính tổ chức sự kiện;
5. Lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện;
6. Thiết lập ngân sách cho sự kiện
7. Kiểm soát và điều chỉnh kế hoạch khi tổ chức sự kiện;
8. Làm việc với các nhà cung cấp, đơn vị tài trợ, bảo trợ truyền thông;
9. Truyền thông cho sự kiện;
10. Đánh giá, rút kinh nghiệm sau sự kiện

Tất cả các bước đều quan trọng, tuy nhiên, khó khăn lớn nhất nằm ở bước thứ tư, thứ năm, là hai bước biến mục tiêu thành hiện thực với ý tưởng và concept mới lạ, độc đáo.

Đồng thời, truyền thông cho sự kiện cũng là một thách thức đối với doanh nghiệp.

Nhiều doanh nghiệp và đơn vị tổ chức sự kiện thường bỏ qua hoạt động này vì cho rằng truyền thông là một nhiệm vụ song song chứ không phải là một phần của sự kiện.

Tất nhiên, trong một số trường hợp, truyền thông là một mục tiêu lớn nhưng ở một phạm vi khác, nếu biết tích hợp vào trong từng hoạt động nhỏ sẽ nâng cao hiệu quả chung.

Trong và sau sự kiện đều cần đến các hoạt động truyền thông bổ trợ để có thể tiếp cận tối đa số lượng khách hàng nằm trong tệp đối tượng công chúng mục tiêu.

Thêm vào đó, nhiều doanh nghiệp cũng chưa có kinh nghiệm trong việc chuẩn bị trước các phương án dự phòng cho các tình huống có thể xảy ra nhằm đảm bảo sự kiện được tổ chức suôn sẻ, luôn bám sát với kịch bản và tiến đảm bảo tiến độ.

Ngoài ra, việc mời các khách VIP, những người có sức ảnh hưởng trong lĩnh vực tổ chức của sự kiện nhằm gia tăng mức độ uy tín cũng là một bài toán khó.

Đối mặt với những khó khăn, thách thức trong việc tổ chức một sự kiện, doanh nghiệp cần áp dụng các bước cơ bản và xây dựng thêm một kế hoạch dự phòng để phòng trường hợp bất khả kháng xảy ra.

Doanh nghiệp cũng có thể tham khảo và lựa chọn những bộ giải pháp, quy trình tổ chức sự kiện của những đơn vị chuyên nghiệp để đảm bảo khả năng thành công cao hơn.

Event 3-in-1 - Bộ giải pháp, quy trình tổ chức sự kiện bài bản doanh nghiệp

5S Media Event 3-in-1 là một bộ giải pháp toàn diện nhằm tích hợp giữa tổ chức sự kiện và xây dựng hình ảnh thương hiệu cho doanh nghiệp trên thị trường.

Cụ thể, khách hàng sẽ được cung cấp một dịch vụ đảm bảo các yếu tố:

1. Truyền thông - Đủ sức lan tỏa

Là Agency nhiều năm trong ngành truyền thông, đơn vị có kinh nghiệm trong việc xây dựng một kế hoạch chuyên nghiệp.

Sự kiện sẽ được lan tỏa rộng rãi đến công chúng, đặc biệt là tệp đối tượng khách hàng tiềm năng và giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu về thương hiệu.

2. Tổ chức sự kiện - Chuyên nghiệp, sáng tạo, trách nhiệm

Với 8 năm dày dặn kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện, Agency này sẽ dự phòng được các tình huống có thể xảy ra và đem lại sự hài lòng cho khách hàng, đối tác.

5S Media tâm niệm rằng, sự chuyên nghiệp, sáng tạo và trách nhiệm trong công việc chính là nền móng của 1 doanh nghiệp truyền thông nói chung và tổ chức sự kiện nói riêng.

3. Đối ngoại - Dễ dàng tạo sự kết nối và tương tác

5S Media sở hữu khối lượng data lớn những cá nhân và tổ chức thuộc nhiều lĩnh vực.

Đặc biệt, 5S Media còn có thể kết nối với các bộ, ban, ngành để triển khai các sự kiện với nội dung mang tính học thuật, đưa ra giải pháp giúp doanh nghiệp tạo nên các sự kiện có tính hàn lâm và có lợi ích cho cộng đồng.

5S Media Media đã từng triển khai, áp dụng Event 3-in-1 cho các đối tác lớn như: DOW, Ariston, Unilever, Viettel, bệnh viện 175,...

Sự thành công trong các dự án lớn nhỏ đã minh chứng cho hiệu quả của 5S Media Event 3-in-1, mang lại sức lan tỏa trong truyền thông và ngày càng chuyên nghiệp hơn trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.

Các doanh nghiệp có thể tham khảo quy trình tổ chức sự kiện bài bản của 5S Media hoặc sử dụng dịch vụ của các đơn vị chuyên nghiệp để đảm bảo tổ chức một sự kiện chỉn chu và ấn tượng.