KPI không chỉ là “Chỉ số đánh giá hiệu suất” mà còn nhiều hơn thế

Trước tiên chúng ta sẽ đi sơ lược "nghĩa đen" của KPI là gì?

KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số đánh giá kết quả thực hiện công việc.

Được thể hiện qua số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của một cá nhân, bộ phận hay tổ chức.

Nếu doanh nghiệp đặt mục tiêu kiếm nhiều lợi nhuận hơn trong năm tới, thì có thể đo lường KPI theo tăng trưởng bán hàng, lợi nhuận và chi phí vận hành.

Nếu một công ty muốn đo lường hiệu quả của phòng nhân sự thì có thể đo lường KPI theo hiệu quả tuyển dụng, chất lượng đào tạo, năng suất của nguồn nhân lực,...

Hiện nay, rất nhiều công ty muốn đo lường tất cả các vấn đề trên, thì họ cần xây dựng một bộ chỉ tiêu KPI khác nhau cho từng vị trí phòng ban hoặc từng các nhân.

KPI giúp công ty có thể định hình được mục tiêu cũng như tầm nhìn phát triển trong tương lai.

Dựa trên tiêu chí KPI, nhà quản lý có thể theo dõi được hiệu suất làm việc của nhân viên trực quan, minh bạch và chính xác.

Cũng như đề ra chế độ lương thưởng, kỷ luật phù hợp, nâng cao hiệu suất công việc và đảm bảo những mục tiêu, tầm nhìn có thể được hoàn thành như đúng như kỳ vọng.

Nhưng nhìn chung thì KPI thường chia làm 2 loại:

• KPI được gắn với các mục tiêu mang tính chiến lược.

Các mục tiêu mang tính chiến lược bao gồm: tiền, lợi nhuận, thị phần,… tức những mục tiêu tác động trực tiếp đến sự sống còn của công ty.

Ví dụ: KPI phải đạt doanh thu 10 tỷ tháng và mỗi năm 120 tỷ, nếu không đạt được mục tiêu đó thì có khả năng công ty sẽ bị ảnh hưởng, nhà đầu tư rút vốn, giám đốc Sales và Marketing bị cho thôi việc.

• KPI được gắn với các mục tiêu mang tính chiến thuật.

Các chiến thuật là những hoạt động nhỏ nhằm giúp công ty đến được gần hơn với việc đạt mục tiêu chiến lược.

Ví dụ: Bộ phận Marketing cần tăng lượng theo dõi trên Facebook thêm 1 triệu lượng theo dõi trong 2 tháng.

Đối với nhân viên, chỉ số KPI cũng cần thiết không kém, bởi KPI sẽ biểu thị năng lực và hiệu suất làm việc của mình.

Với chỉ số KPI cụ thể và cho tiết sẽ giúp nhân viên phấn đấu, bởi khi hoàn thành chỉ số KPI hoặc vượt chỉ số do công ty đưa ra nhân viên sẽ nhận được những phần thưởng khích lệ tinh thần.

Chỉ số KPI trong nhận thức mới và những điều những điều lãnh đạo cần làm để hỗ trợ nhân viên

Thế nhưng giờ đây môi trường làm việc, phong cách làm việc đã thay đổi, khoảng cách giữa “boss” và nhân viên trở nên gần hơn.

Để nhân sự có thể ở lại công ty và cống hiến cho công ty lâu dài buộc các nhà quản lý phải thay đổi tư duy làm việc để thúc đẩy nhân viên của mình làm việc hiệu quả hơn.

   1. Keep People Interested - Giữ lửa cho nhân viên

Giữ vững sự hăng hái và nhiệt tình với mọi công việc được giao là điều mà nhà quản lý nào cũng mong muốn ở nhân viên của mình.

Nhưng “Làm thế nào để giữ lửa cho nhân viên” thì không phải người quản lý nào cũng biết.

Các nguyên nhân ảnh phổ biến ảnh hưởng đến nhiệt huyết của nhân viên có thể kể đến là áp lực về tài chính, vấn đề sức khỏe, không nhận được sự công nhận,...

Ngoài ra, các lần thay đổi trong công ty như sáp nhập, tái cấu trúc diễn ra làm gia tăng khối lượng công việc cho một số nhân viên, có sự xung đột giữa các nhân viên…

Không thể phủ nhận một điều rằng sự lãnh đạo và cách quản lý của bạn ảnh hưởng rất nhiều đến thái độ, niềm vui và nguồn năng lượng của nhân viên.

Nếu một người lãnh đạo luôn có những yêu cầu không hợp lý, quá sức với khả năng người nhân viên đó có được sẽ góp phần ảnh hưởng xấu đến năng suất làm việc.

Trên thực tế, có 47% nhân viên nghỉ việc với lý do họ không thể chấp nhận được cách làm việc của người quản lý,

Họ cho rằng môi trường làm việc là một phần động lực giúp họ tiếp tục công việc đang làm.

Một cuộc khảo sát toàn cầu với 200.000 người đã yêu cầu nhân viên chọn những thuộc tính quan trọng nhất trong công việc từ danh sách 26 mục.

Thuộc tính được chọn nhiều nhất là: “Sếp hoặc quản lý thể hiện sự đánh giá cao và khen thưởng đối với những đóng góp của tôi”.

Báo cáo gần đây của O.C. Tanner cho thấy 78% nhân viên chọn các chương trình khen thưởng thưởng giúp cải thiện mối quan hệ giữa họ và sếp,

Cũng như 68% nhân viên cho rằng khen thưởng thường xuyên khuyến khích họ trở nên sáng tạo và làm việc hiệu suất hơn.

Muốn quản lý nhân viên hiệu quả, bạn cần đảm bảo nhân viên của bạn được cảm thấy trân trọng và công nhận những đóng góp của họ bằng các chương trình khen thưởng thường xuyên.

Dưới đây là 4 cách bạn có thể áp dụng để xây dựng tinh thần làm việc của nhân viên

• Hãy ý thức trong việc xây dựng hình ảnh của người lãnh đạo

Ngôn ngữ cơ thể và thái độ của cấp trên có thể ảnh hưởng theo hướng tích cực hoặc tiêu cực với nhân viên của bạn.

• Hệ thống khen thưởng hợp lý

Nếu họ khó khăn, hãy giúp đỡ.

Nếu họ sai phạm, hãy hướng dẫn họ cách khắc phục sai lầm.

Hãy tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất để nhân viên của mình có thể phát triển và làm việc một cách vui vẻ.

• Tạo môi trường làm việc thân thiện

Thay vì khắt khe và nghiêm túc, hãy để nhân viên của mình được tự do làm việc một cách có kỷ luật.

Không ai thích bị kiểm soát quá mức, để nhân viên mình được “thở” trong khi tự giác tuân thủ theo quy định của công ty.

   2. Keep People Informed - Trao đổi hai chiều giữa lãnh đạo và cấp dưới

Để nhân viên mình thấy được tầm mình và hướng đi của công, hãy vạch rõ chi tiết cụ thể để ít nhất nhân viên của mình biết công ty đang cần những gì.

Nếu họ có thể hình dung được tương lai sự nghiệp trong công ty, từ đó tăng nhiều khả năng họ sẽ gắn bó với công ty lâu dài.

Biết làm việc với nhân viên của mình để xây dựng kế hoạch phát triển nghề nghiệp cũng quan trọng không kém.

Trình bày trong khoảng thời gian từ hai đến năm năm trong tương lai,

Và liệt kê những kinh nghiệm, kỹ năng, thế mạnh và những phẩm chất khác của nhân viên mà họ thấy trong tương lai.

Điều này làm cho nhân viên thấy mục tiêu của chính mình rõ ràng để phấn đấu và đạt được điều đó.

Theo dõi chặt chẽ về tiến trình làm việc nhằm có những can thiệp phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện công việc.

Giúp các cá nhân tự đánh giá được quá trình thực hiện công việc để có sự điều chỉnh bản thân.

Cùng với đó là nhà lãnh đạo cần có công cụ để theo dõi và bố trí nhân sự, nguồn lực để hoàn thành công việc hợp lý và đạt kết quả tốt nhất.

Dễ dàng đánh giá được hiệu suất làm việc của nhân viên để đề ra các kế hoạch, mức khen thưởng phù hợp cho các cá nhân hoặc có kế hoạch điều chuyển với những cá nhân không đạt yêu cầu.

Quản lý nhân viên hiệu quả bằng việc lắng nghe những lời đóng góp và ý tưởng của nhân viên, cũng như tìm hiểu những mong muốn và khó khăn trong công việc và cuộc sống để hỗ trợ họ tốt hơn.

Ngoài việc trò chuyện trực tiếp, các công ty đang sử dụng nhiều công cụ khác nhau để hỗ trợ giao tiếp nội bộ như: điện thoại, thư điện tử (email), chat trực tuyến (Skype, Zalo) gọi trực tuyến (video call)...

Những công cụ này trở nên đặc biệt hiệu quả trong giai đoạn trong và sau bùng phát COVID-19.

Khi làm việc từ xa trở thành cách thức làm việc mới của đa số nhân viên.

Dù nhà quản lý chọn bất cứ công cụ nào cho công ty của mình: giao tiếp thật rõ ràng, trung thực và đúng mục đích vẫn là điều quan trọng nhất.

   3. Keep People Involved - Khuyến khích mọi người tham gia

Một đội nhóm phát triển mạnh là khi họ có sự gắn kết với nhau, và để làm được điều đó cần có nhiều hoạt động tập thể cùng nhau để tất cả mọi người làm việc “ăn ý”.

Theo bài viết của APA PsycNet, việc quản lý trao quyền cho nhân viên sẽ giúp cho họ cảm thấy được tôn trọng, hài lòng và gắn kết hơn.

Hiện nay, một số công ty đã cho phép nhân viên tham gia vào quá trình quản lý, ra quyết định, chịu trách nhiệm, chia sẻ thông tin cấp cao và lắng nghe ý kiến của họ.

Cách quản lý nhân viên hiệu quả bằng việc trao quyền này sẽ giúp giảm tải khối lượng công việc cho lãnh đạo.

Đồng thời cũng là cơ hội để nhân viên thể hiện khả năng, tích lũy thêm kiến thức và kỹ năng mới.

Cách tốt nhất để mọi thành viên trong nhóm làm việc cộng tác với nhau hiệu quả là định hướng họ làm việc vì một mục đích chung.

Những nhân viên chỉ chú trọng vào các mục tiêu cá nhân đôi khi sẽ dẫn đến việc tự cô lập, thiếu gắn kết và ít hợp tác.

Các nghiên cứu cho thấy mục tiêu công ty sẽ đạt được nhanh chóng và việc quản lý nhân viên hiệu quả hơn khi tất cả nhân viên đều làm việc tập trung vào một mục tiêu chung.

Việc lập mục tiêu cho công ty hay nhóm không thể hoàn thành trong một sớm một chiều, quản lý sẽ mất nhiều thời gian để đặt ra các mục tiêu đủ tham vọng nhưng cũng không vượt ngoài tầm với.

Dành thời gian trao đổi với nhân viên của bạn về khả năng và mục tiêu của họ, từ đó có thể đưa ra mục tiêu chung phù hợp.

Những nhà quản lý nhân viên hiệu quả cao luôn đảm bảo nhân viên của họ nắm vững những mục tiêu chung được đặt ra, lập kế hoạch hành động và quý trọng những đóng góp của họ sau khi đạt được mục tiêu.

Một khảo sát của 15Five cho thấy 81% nhân viên muốn gia nhập một công ty coi trọng “giao tiếp cởi mở” hơn là những phúc lợi và giá trị khác.

Trong khi đó, một khảo nghiên cứu khác của Gallup nêu ra chỉ 13% nhân viên tin rằng quản lý đang trò chuyện hiệu quả với họ.

   4. Keep People Inspired - Truyền cảm hứng cho nhân viên

Người truyền cảm hứng nghe có vẻ như một vai trò vô cùng cao cả cần một kỹ năng tuyệt vời mới có thể truyền cảm hứng đến người khác.

Thế nhưng, cách để truyền cảm hứng đến người khác có thể từ những lời nói chân thật cùng với những lời động viên tích cực.

Đã phần nào truyền tải sức mạnh đến người đối diện và có thể là động lực để họ tiếp tục tiến về phía trước.

Một lá thư viết tay giản đơn để cảm ơn nhân viên tuy đơn giản nhưng lại nhận được sự cảm kích rất nhiều từ nhân viên của mình.

Mọi mối quan hệ đều như một con đường hai chiều và nơi làm việc cũng không có ngoại lệ.

Điều đó nói lên rằng bạn sẵn sàng đầu tư cho hạnh phúc và thành công của nhân viên mình và nhân viên sẽ trả lại lợi ích bằng những nỗ lực thúc đẩy công việc và gắn bó với nhau.

Từ đó, cùng nhau tiếp tục phát triển và đạt được thành công cho doanh nghiệp và người lao động.

Hãy là một "Người Sếp" đúng chuẩn mực, tác phong làm việc có tính kỷ luật cao, luôn có trách nhiệm và đi đầu trong mọi việc để nhân viên có thể nhìn và noi theo.

Bên cạnh đó, đừng chỉ đứng một chỗ chỉ đạo mà hãy cùng nhau bắt tay vào thực hiện chung với nhân viên của mình.

Vì khi nhân viên cảm nhận được cấp trên luôn đồng hành, hỗ trợ và thấu hiểu những khó khăn trong quá trình làm việc thì chắc hẳn họ sẽ phấn đấu làm công việc một cách tốt hơn.

Hiện nay, có rất nhiều công ty tạo cơ hội để nhân viên của minh gặp những lãnh đạo hoặc những người thành công lắng nghe những câu chuyện, bài học của họ.

Những người thành công chắc chắn sẽ có những trải nghiệm vô cùng sâu sắc cùng với những nỗ lực vô cùng với để đạt được thành tựu.

Được lắng nghe những người đi trước kể về hành trình của họ và những giây phút chạm đến thành công chắc hẳn sẽ dễ dàng chạm đến cảm xúc của người nghe.

Đặc biệt, nếu được lắng nghe người lãnh đạo của mình chia sẻ câu chuyện của chính người lãnh đạo sẽ để lại một ấn tượng sâu sắc trong lòng họ.

Và từ đó, người cấp trên sẽ là tấm gương để học hỏi và đạt nhiều thành tựu như người cấp trên của mình.

Kết luận

Là một nhà lãnh đạo, hãy hướng đến tạo lập môi trường làm việc lành mạnh, cạnh tranh công bằng và chú trọng sự cân bằng giữa công việc và đời sống cho nhân viên.

Xây dựng môi trường làm việc trở nên vui vẻ, tiện nghi và gắn kết để nhân viên luôn yêu thích đi làm, từ đó việc quản lý nhân viên sẽ trở nên đơn giản và hiệu quả.