Xu hướng làm việc kết hợp hậu đại dịch

Trong hai năm đại dịch vừa qua, kỳ vọng của nhân viên trong công việc có nhiều thay đổi với yêu cầu ngày càng cao, đòi hỏi doanh nghiệp cũng phải thay đổi để đáp ứng nhu cầu và giữ chân được nhân viên.

Một trong những xu hướng lớn là chuyển sang làm việc kết hợp (hybrid work). 

Microsoft đã thực hiện khảo sát với 31000 người từ 31 quốc gia, kết hợp phân tích số liệu từ Microsoft 365 và xu hướng lao động trên LinkedIn để khám phá kế hoạch lãnh đạo trong những năm tới, mong muốn của nhân viên và vai trò của công nghệ trong trải nghiệm công việc.

Dưới đây là 5 xu hướng nổi bật được xem như bản đồ chỉ đường cho các nhà lãnh đạo để vạch ra lộ trình xây dựng mô hình làm việc kết hợp hiệu quả:

Nhân viên thay đổi cách nhìn nhận về “công việc xứng đáng”

Cách thức, địa điểm, thời gian và động cơ làm việc đều đang thay đổi. 

Những mong muốn bên ngoài công việc và mức độ sẵn sàng hy sinh cho công việc cũng đổi khác. 

Khảo sát chỉ ra có tới 53% nhân viên có xu hướng ưu tiên sức khỏe hơn công việc, dẫn tới 18% trong số họ đã nghỉ việc vào năm ngoái.

52% gen Z và thế hệ millennials cũng đang xem xét thay đổi công việc trong năm tới. 

Điều này cho thấy cuộc cải cách vĩ đại vẫn sẽ còn tiếp diễn lâu dài trong tương lai.

Cuộc cải cách vĩ đại (Great Reshuffle) là hiện tượng hàng triệu người rời bỏ công việc của họ để tìm kiếm những vai trò tốt hơn với tính linh hoạt cao hơn.

Nhà quản lý nên làm thế nào để “vừa lãnh đạo giỏi, vừa hài lòng nhân viên” 

Theo kịp kỳ vọng mới của nhân viên là điều không dễ và sẽ không thể thực hiện được nếu thiếu đi các nhà quản lý. 

Họ là những người gần gũi với nhân viên, có khả năng nhìn nhận vấn đề và giải pháp, nhưng điều này không có giá trị khi họ không thể hành động. 

Phớt lờ mong muốn làm việc linh hoạt của nhân viên, 50% nhà lãnh đạo có kế hoạch cho nhân viên trở lại văn phòng toàn thời gian trong năm nay. 

Trong khi đó, 54% nhà quản lý cảm thấy chủ trương của các lãnh đạo không phù hợp với kỳ vọng của nhân viên và 74% không có ảnh hưởng và nguồn lực để thực hiện thay đổi cho đội nhóm của mình. 

Tìm kiếm giải pháp khác và trao quyền nhiều hơn cho các nhà quản lý sẽ tạo ra được kết quả tốt hơn cho tất cả mọi người.

Nhà lãnh đạo cần làm rõ khi nào nên đến văn phòng 

Thách thức lớn nhất của nhân viên khi làm việc kết hợp là cần biết thời gian và lý do tới văn phòng, nhưng chỉ 28% lãnh đạo đề ra thỏa thuận nhóm về chế độ này.

43% người làm việc từ xa không cảm thấy mình cần tham gia họp nhưng chỉ 27% lãnh đạo công ty phát triển bộ quy tắc để đảm bảo những người có liên quan sẽ tham gia. 

Cần nghĩ lại vai trò của văn phòng và có quy chế hợp lý về nhân sự, địa điểm và lý do cần gặp mặt để giúp nhân viên được kết nối, tương tác và làm việc tốt nhất khi ở văn phòng.

Linh hoạt không có nghĩa là luôn có mặt

Theo xu hướng hiệu suất trên Microsoft 365, các cuộc họp và trò chuyện đang gia tăng thường xuyên trong các ngày làm việc 9-to-5. 

Thời gian họp mỗi tuần của người dùng tăng 252% vào tháng 3/2020, thời gian làm ngoài giờ tăng 28% và cuối tuần là 14%. 

Mọi người đã điều chỉnh lịch trình cho phù hợp với nhu cầu trong ngày như ít họp hơn vào giờ ăn trưa, nhưng để công việc linh hoạt bền vững, nhà quản lý cần tạo ra chuẩn mực mới và đặt ranh giới để tránh làm việc 24/7.

Xây dựng mối quan hệ sẽ thay đổi trong thế giới kết hợp

Làm việc từ xa có ảnh hưởng lớn đến quan hệ đồng nghiệp. 

Chỉ số xu hướng công việc cho thấy các đội nhóm có xu hướng tách biệt.

Trong khi phần lớn người làm kết hợp có khả năng duy trì kết nối nhóm (58%) thì chỉ một nửa người làm việc từ xa có mối quan hệ vững với nhóm trực tiếp và con số còn ít hơn với nhóm bên ngoài (42%). 

Trong thế giới kết hợp, cần ưu tiên thời gian xây dựng mối quan hệ và hỗ trợ những đối tượng có khả năng bị bỏ lại phía sau như nhân viên mới hay người làm việc từ xa. 

Dịch chuyển môi trường thuận lợi bằng công nghệ

Bên cạnh chuẩn mực văn hóa mới, công nghệ cũng đã giúp quá trình dịch chuyển môi trường làm việc thuận lợi hơn khi đảm bảo nhân viên được tham gia mọi lúc mọi nơi. 

Microsoft đưa ra một số công cụ cải tiến:

Outlook RSVP:

Công cụ lập kế hoạch cho biết bạn sẽ tham gia cuộc họp trực tiếp hay từ xa.

Teams Rooms with Front Row:

Thư viện video xuất hiện ở cuối màn hình cho phép những người tham gia trong phòng có thể nhìn thấy trực tiếp các đồng nghiệp từ xa như thể họ đang ở trong cùng một phòng.

Surface Hub 2 Smart Camera:

Tính năng tự động đóng khung, trường nhìn cực rộng và tối ưu hóa hình ảnh được thiết kế để cung cấp cho những người tham dự từ xa góc nhìn hàng đầu về những gì đang xảy ra bất kể kích thước hoặc cấu hình phòng hội nghị.

Teams Connect:

Cho phép thiết lập cộng tác liền mạch, an toàn và đáng tin cậy trong nhiều tổ chức chỉ trong vài phút.

Mọi người có thể làm việc như một nhóm mở rộng trong khi ở trong Team riêng mà không cần phải thay đổi người thuê.

PowerPoint Recording Studio and Cameo:

Cho phép ghi lại bài thuyết trình và chia sẻ để xem sau, ngoài ra có thể tự do chọn cách thức và địa điểm xuất hiện trong bài thuyết trình.

Viva Inspiration Library:

Cung cấp những hướng dẫn thực tiễn tốt nhất về lãnh đạo từ Microsoft và các chuyên gia hàng đầu thế giới ở tạp chí Harvard Business Review và Thrive. 

Sự dịch chuyển sang làm việc kết hợp bắt đầu từ yếu tố văn hóa như tư duy phát triển và sự sẵn lòng thay đổi lại mọi khía cạnh trong công việc. 

Mỗi nhân viên sẽ cần phát triển nhiều kỹ năng mới để thích nghi với cách làm việc mới. 

Chọn công cụ hỗ trợ thích hợp khi làm việc từ xa có thể mở khóa tiềm năng biến nơi làm việc trở nên hiệu quả với tất cả mọi người.

Văn phòng với thiết kế đặt con người làm trọng tâm phát triển hiện là xu hướng toàn cầu 

Nhu cầu gắn kết mọi người sẽ định hình tương lai của văn phòng kiểu mới. 

Sau hơn một năm chịu những tác động của dịch COVID-19, hầu hết các nhân viên văn phòng đã có kinh nghiệm làm việc ở nhà nhất định. 

Tuy nhiên, thực tế cho thấy làm việc tại nhà tạo ra ảnh hưởng lớn tới văn hoá doanh nghiệp, khiến văn hóa xói mòn và khó phục hồi, đặc biệt khi cơ hội tương tác trực tiếp trong nội bộ doanh nghiệp bị hạn chế hoặc hầu như không có. 

Đối với nhân viên, việc quay trở lại làm việc tại văn phòng có thể thoả mãn nhu cầu được nhận biết, mang lại cho họ cảm giác thuộc về cộng đồng, từ đó nhận thức rõ hơn vai trò của bản thân, dù cho là đối với cá nhân hay đối với doanh nghiệp. 

Đối với các doanh nghiệp, xu hướng văn phòng này đòi hỏi họ nắm rõ mục tiêu, nguyện vọng, chính sách cũng như nhu cầu về môi trường làm việc của nhân viên để có thể quản lý việc điều chỉnh một cách hợp lý.

Văn phòng được thiết kế với không gian linh hoạt có thể mang tới nhiều giá trị cho doanh nghiệp, thậm chí đáp ứng những thách thức trong việc gắn kết văn phòng thực tế và nền tảng kỹ thuật số cho nhân viên. 

Đối với mô hình văn phòng kiểu mới, doanh nghiệp cần cân nhắc về ba khía cạnh chính. 

Thứ nhất là tính linh hoạt và làm thế nào để có thể mang lại giải pháp không gian phù hợp. 

Thứ hai là quản lý tốt các hoạt động tại văn phòng, đặc biệt khi quay trở lại làm việc sau dịch, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng mọi nhân viên đều cảm thấy an toàn tại nơi làm việc và được trang bị mọi thiết bị thiết yếu, đáp ứng được hầu hết các nhu cầu của họ. 

Yếu tố cuối cùng là rủi ro: rủi ro đối với việc tái thiết lập văn hoá doanh nghiệp, cân bằng vừa văn hoá hiện hữu và văn hoá làm việc linh hoạt; nguy cơ tội phạm mạng với việc làm việc tại nhà; và rủi ro khi không quản lý được sự thay đổi liên quan đến quá trình chuyển đổi này.

Linz Nguyễn, Tổng hợp và lược dịch từ Microsoft