Chuyển đổi mô hình làm việc hậu COVID-19

Nghiên cứu mới của Harvard Business School chỉ ra rằng chế độ làm việc Hybrid lý tưởng là khi người lao động chỉ cần đến văn phòng từ 1 đến 2 ngày.

Điều này giúp nhân viên có được sự linh hoạt và cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân, nhưng đồng thời cũng không làm họ cảm thấy tách biệt với đồng nghiệp.

Điểm sáng của nghiên cứu này ở chỗ, công ty đã dựa trên kết quả công việc của nhân viên thay vì chỉ kết luận dựa trên sở thích làm việc cá nhân.

Trong cuộc thử nghiệm này, những người chỉ dành 1-2 ngày đến công ty có hiệu suất làm việc tốt nhất.

Tuy nhiên, theo như Giáo sư Nick Bloom của Đại học Stanford, đồng tác giả của nghiên cứu, thì vẫn chưa có sự thống nhất giữa số ngày ở nhà và ngày đi làm giữa nhân viên và sếp vậy nên, mô hình này hoạt động tốt nhất khi nhân viên cùng đi làm vào một ngày nhất định trong tuần.

Nicholas Bloom là Giáo sư Eberle tại Khoa Kinh tế tại Đại học Stanford.

Theo Bloomberg, từ góc nhìn của những người quản lý, họ nhận thấy các nhân viên thường xuyên làm việc ở nhà gặp nhiều bất lợi hơn so với nhân viên ở công ty.

Họ cũng cảm thấy khó tin tưởng những nhân viên mà mình không gặp và cảm thấy không thể hỗ trợ nhân viên được nhiều như khi được làm việc trực tiếp.

Hybrid working - Xu hướng hình làm việc thời công nghệ 4.0

Trong thời đại mà các công cụ giao tiếp phát triển nhiều người cũng đã tự đặt câu hỏi: Liệu chúng ta có cần tới văn phòng để làm việc?

Đại dịch đã giúp chúng ta kiểm chứng câu hỏi này khi nó “cách ly" chúng ta khỏi công sở.

Lúc này xu hướng làm việc từ xa (Remote work) hay bất cứ đâu (Work from anywhere) trở thành giải pháp giúp duy trì hoạt động của nhiều công ty.

Làm việc từ xa không chỉ bó hẹp với công việc tự do (freelance job) như cách hiểu của nhiều người hiện nay mà còn bao gồm cả làm việc toàn thời gian từ xa (remote fulltime job) cho các công ty toàn cầu.

Làm việc ở nhà cũng có những bất lợi riêng của nó. Xa mặt thì cách lòng, nhiều nhân viên không cảm thấy kết nối với đồng nghiệp và công ty.

Vậy nên Hybrid working trở thành giải pháp tối ưu khi nhân viên có thể phân chia việc làm ở nhà và công ty một cách linh hoạt.

Như một kết quả tất yếu, mô hình làm việc kết hợp (Hybrid) trở thành xu hướng mới và phát triển mạnh mẽ.

Những nhân viên giờ đây, họ vừa làm việc trong văn phòng và vừa làm việc tại nhà qua môi trường ảo. Đây sẽ là một mảnh ghép lớn của bức tranh làm việc tổng thể trong tương lai.

Làm việc từ xa mang lại khá nhiều lợi ích cho nhân viên công sở nhất là về sự linh hoạt và tự chủ động.

Thật ra đây không phải lần đầu tiên giải pháp làm việc ngoài văn phòng được áp dụng, trước đó đã có sự xuất hiện của mô hình này nhưng chưa thật sự phổ biến.

Vào những năm 1970, lệnh cấm dầu mỏ khiến giá xăng tăng cao, phương tiện đi lại trở nên đắt đỏ.

Lúc này, nhân viên thường tự làm việc ở nhà hoặc ở các quán cafe thay vì văn phòng.

Cách thức làm việc này giúp nhân viên ít xin nghỉ phép hơn và có nhiều thời gian để cân bằng cuộc sống.

Bên cạnh đó, môi trường cũng được hưởng lợi từ cách làm việc này.

Công việc hoàn toàn linh hoạt giúp mọi người đạt được năng suất cao nhất. Đây là lợi ích đôi bên cùng có lợi cho cả công ty và nhân viên.

Tất nhiên, cũng có những mặt trái của việc làm việc quá linh hoạt. Đối với nhiều nhân viên, có một sự tự do như vậy là một khái niệm mới. Họ không quen với việc phải tự động viên mình.

Nhưng khi làm quen với những thứ mới, làm việc kết hợp là điều mà mọi người sẽ phải học. Từ cấp lãnh đạo, cấp quản lý đến từng cá nhân nhân viên.

Hầu hết các công ty công nghệ tiên phong áp dụng mô hình mới

Các công ty công nghệ luôn là những người đón đầu với xu hướng, Facebook, Twitter, Slack và cả Reddit cũng đều có chế độ làm việc từ xa hoặc Hybrid. 

Ông chủ Facebook, Mark Zuckerberg, cho rằng làm việc từ xa sẽ tăng cường hiệu quả của nhân viên, đồng thời thúc đẩy nhiều công nghệ hãng đang phát triển.

Các công ty tuyển dụng cũng bắt đầu đưa ra lựa chọn “làm việc tại nhà" như một tiêu chí cho các ứng cử viên tìm được công việc phù hợp.

Công ty tư vấn quản lý toàn cầu McKinsey đã gọi sự thay đổi này là thế hệ tái tưởng tượng về công việc. Tuy nhiên, công ty này cũng cảnh báo rằng sẽ mất rất lâu để thử nghiệm và tìm ra một quy chuẩn phù hợp cho xu hướng này.

Nguồn: Nghiên cứu từ McKinsey.

Nhiều công ty cũng đã chọn cách vừa học vừa làm (test-and-learn) để có thể tìm ra giải pháp phù hợp.

Giáo sư Prithwiraj Choudhury (Harvard Business Review), đã tìm ra một vài điểm chung trong cách vận hành của các công ty áp dụng mô hình này thành công, bao gồm:

• Đưa ra hướng dẫn hay sổ tay thực hành để có thể giúp nhân viên nhận được sự góp ý và hướng dẫn ở mọi lúc mọi nơi;
• Tạo cơ hội cho nhân viên và người hướng dẫn được giao tiếp thoải mái với nhau và không làm ảnh hưởng tới mối quan hệ của nhóm;
• Tạo ra không gian “ảo” để nhân viên có thể giải lao và trò chuyện với nhau giữa giờ.

Giáo sư Prithwiraj Choudhury tại Harvard Business Review.

Trong đại dịch, các công ty và nhân viên đã học cách làm việc trực tuyến, họ bắt đầu làm quen với công nghệ mới và giao tiếp với nhau qua hình thức online.

Công nghệ làm việc trực tuyến và từ xa đã có từ trước, nhưng đợt giãn cách mới nhất đã buộc các doanh nghiệp phải chấp nhận nó.

Các công ty và nhân viên nhận ra rằng làm việc từ xa là hoàn toàn có thể và còn mang lại nhiều lợi ích.

Đối với nhân viên, linh hoạt hơn đồng nghĩa với việc họ có thể cân bằng tốt hơn giữa công việc và cuộc sống.

Đối với các nhà tuyển dụng, điều đó có nghĩa là họ không cần những văn phòng lớn nữa. Không gian riêng dành cho mỗi nhân viên có thể trở nên không cần thiết.

Đây có phải sự chuyển dịch trong văn hóa làm việc?

Thời gian vừa qua có rất nhiều sự kiện liên quan tới văn hóa công sở, nổi bật trong số đó có làn sóng đại từ chức.

Cuộc vận động này xảy ra sau khi đại dịch thay đổi thói quen công việc của nhiều người, họ nhận ra công việc hiện tại vô nghĩa.

Có thể nói, đại dịch không chỉ khiến làm việc ở nhà trở thành một lựa chọn mà nó còn tạo ra sự thay đổi trong văn hóa làm việc.

Xu hướng làm việc từ xa gia tăng mạnh mẽ đã khiến lượng truy cập của Zoom tăng khoảng 4 lần trong khi dịch vụ Teams của Microsoft ghi nhận tới 115 triệu người dùng hoạt động thường xuyên.

Tuy nhiên hoàn toàn làm việc ở nhà cũng tạo ra nhiều bất lợi và khiến nhiều người burn-out khi ranh giới giữ công việc và đời sống cá nhân bị xóa mờ.

Theo như một khảo sát của Society of Human Resource Management (SHRM), 30% nhân viên phải “gánh" nhiều việc hơn khi mà đồng nghiệp của họ bỏ việc.

Anne Helen Petersen, đồng tác giả cuốn sách Out of Office (Thoát khỏi văn phòng) nói rằng đã đến lúc chúng ta suy nghĩ lại về mô hình làm việc từ 9 giờ sáng tới 5 giờ chiều, đồng thời, chúng ta cũng phải thừa nhận rằng không có mô hình nào phù hợp với tất cả.

Cái khó của làm việc toàn thời gian tại nhà là khó tách bạch được “2 thế giới", tuy nhiên nó cũng đem lại nhiều lợi ích cho nhân viên. Điểm giữa của điều này chính là làm việc Hybrid.

Nên áp dụng mô hình Hybrid cho doanh nghiệp như thế nào?

Mô hình Hybrid cho phép nhân viên linh hoạt lựa chọn thời gian và không gian làm việc nhằm tối ưu lợi ích cho cả nhân viên và doanh nghiệp.

Có nhiều cách áp dụng Hybrid cho phù hợp với quy mô và mục đích của từng doanh nghiệp như:

1. Cố định số lượng 50% nhân viên có mặt tại văn phòng

Công ty nên chú trọng tạo ra sự “luân phiên” trong công việc, chẳng hạn cho nhân viên 1 tuần làm việc tại nhà và 1 tuần làm việc tại văn phòng.

Ví dụ với công ty có quy mô 50 nhân viên, doanh nghiệp chỉ cần thuê 25 chỗ ngồi và xây dựng chính sách phân bổ hợp lý sao cho những bộ phận liên quan cùng có mặt tại văn phòng ở một thời điểm.

Lợi ích doanh nghiệp nhận được là tiết kiệm đến 50% chi phí thuê và vận hành văn phòng, đảm bảo an toàn sức khỏe nhân viên, khuyến khích tinh thần chủ động và hăng hái của họ.

Bởi khi nắm rõ lý do hôm nay cần đến văn phòng, gặp gỡ những ai, nhân viên sẽ chủ động hơn trong sắp xếp các cuộc hẹn, giấy tờ và công việc cá nhân.

Với cách này, công ty sẽ đảm bảo số lượng nhân viên đến văn phòng mỗi ngày.

2. Đến văn phòng theo kiểu chẵn – lẻ

Cách thứ hai là mô hình đến văn phòng theo kiểu chẵn lẻ, nghĩa là nếu nhân viên chọn thứ 3 và thứ 5 có mặt tại văn phòng để vừa làm, vừa họp thì họ sẽ làm việc tại từ xa vào thứ 2, 4 và 6 và ngược lại.

Khác với cách trên, cơ chế này áp dụng với mọi tuần và thứ tự chẵn-lẻ từng tuần có thể do nhân viên tự quyết định.

Một khi được trao quyền sắp xếp thời gian biểu của mình, nhân viên sẽ cảm thấy được tôn trọng, có động lực và làm việc năng suất hơn.

Bởi họ hiểu một số công việc như in ấn, phê duyệt hợp đồng, trao đổi nội dung quan trọng nên diễn ra trực tiếp tại công ty. Nếu làm việc chậm trễ, họ sẽ phải đợi 2 ngày tiếp theo để hoàn thành nó.

3. Mô hình làm việc dựa trên tính chất công việc

Cách thứ ba có thể xem xét sử dụng trong mô hình Hybrid là phân chia theo tính chất công việc, một số công việc quan trọng yêu cầu nhân viên cần phải có mặt trực tiếp ở văn phòng để giải quyết. Ngược lại, nhiều công việc có thể dễ dàng được hoàn thành tại nhà hoặc từ bất kỳ đâu khi nhân viên làm việc từ xa.

Ví dụ, các kỹ sư làm việc trong công ty xây dựng được yêu cầu phải đến làm việc trực tiếp tại dự án, trong khi các nhân viên văn phòng thì có thể dễ dàng làm việc tại nhà.

Trong trường hợp này, công ty cần xếp lịch làm việc cho nhân viên sao cho hợp lý với tính chất công việc của họ.

Tuy nhiên phải chú ý rằng cốt lõi của mô hình Hybridhybrid là kỹ thuật số, thế nên việc đầu tư phát triển công nghệ là điều rất cần thiết, tuy không phải là điều dễ dàng, nhưng về lâu dài, đây là cách duy nhất giúp giảm khối lượng công việc của nhân viên.

Không chỉ thế, nó còn giúp thúc đẩy sự cân bằng giữa hợp tác đồng bộ và không đồng bộ. Công nghệ cũng sẽ giúp xây dựng văn hóa doanh nghiệp và kết nối nhân viên ở các địa điểm khác nhau.

Tổng hợp từ nhiều nguồn