Truyền thông nội bộ - Khái niệm và ý nghĩa

Truyền thông nội bộ là một hoạt động truyền đạt thông tin giữa các thành viên, các phòng ban trong công ty với nhau, nhằm xây dựng, duy trì và củng cố mối quan hệ mật thiết giữa các thành viên với nhau, giữa nhân viên và sếp.

null — Gắn với ý nghĩa truyền thông thì ngành truyền thông nội bộ chính là quá trình đưa ra những thông tin công việc, truyền tải thông điệp và tầm nhìn của lãnh đạo công ty tới tất cả nhân viên (Ảnh: Unsplash).

Công tác này góp phần quan trọng trong sự gắn kết phát triển của nhân viên với công ty.

Nếu truyền thông nội bộ không hiệu quả, các nhân viên truyền thông nội bộ sẽ không nhân thức rõ về yêu cầu công

việc, quyền lợi và nghĩa vụ của mình để cống hiến cho sự phát triển của công ty.

Ngược lại cấp trên cũng không thể nắm rõ tình hình nhân viên để có những kế hoạch, chiến lược hiệu quả cho công tác quản lý, điều hành công ty.

Các hoạt động này có thể là tổ chức các sự kiện âm nhạc, ăn uống, team building, du lịch,… nhằm giúp nhân viên có những khoảng thời gian thư giãn, nghỉ ngơi bên nhau, cùng nhau trải nghiệm những điều mới, thể hiện tình đoàn kết, hoạt động nhóm hiệu quả.

Ngành truyền thông nội bộ chính là đề cao sự liên kết bền vững từ bên trong doanh nghiệp, đồng thời còn giúp mở rộng, lan tỏa thương hiệu doanh nghiệp đến các đơn vị liên quan đặc biệt là khách hàng.

Xu hướng truyền thông nội bộ trong thời đại số hóa

1. Hệ sinh thái nhân sự – Quản trị nguồn nhân lực bên ngoài doanh nghiệp

Rất nhiều doanh nghiệp hiện tại đang sử dụng chính nhân viên truyền thông nội bộ đang có cùng với mạng xã hội cá nhân của họ để tuyển dụng thêm nhân sự mà không mất chi phí đăng tin tuyển dụng tại các kênh khác.

Tại VNG, truyền thông nội bộ không chỉ bị bó hẹp trong nội bộ công ty mà còn được công khai thông qua các kênh khác như mạng xã hội, website…

Những thông tin về sự kiện hay hoạt động của công ty đều được đăng tải chính thức trên trang click.vng.com.vn.

Đây là trang cộng đồng nội bộ dành cho Clickers – tên gọi dành cho nhân viên VNG - với nội dung và hình ảnh được đầu tư.

Các thông tin được cập nhật thường xuyên, đảm bảo rằng nhân viên tại VNG luôn nắm được từ những thay đổi nội bộ hay các vấn đề về phát triển kinh doanh, tạo sự gắn kết và niềm tin tuyệt đối với tập thể.

Không chỉ giới hạn ở nội dung website, VNG cũng phát triển Facebook fanpage Life at VNG hiện có hơn 12.000 lượt yêu thích.

Vì thế, những người quan tâm hay có ý định “đầu quân” cho công ty này có thể thường xuyên cập nhật để hiểu rõ hơn về văn hóa và môi trường làm việc tại VNG.

Khó có thể phủ nhận vai trò của sức mạnh gắn kết này trong việc đưa VNG đến rất nhiều thành công trong hoạt động kinh doanh.

Ngoài ra, hệ sinh thái doanh nghiệp còn được mở rộng bằng các nguồn nhân lực bên ngoài doanh nghiệp như cố vấn, cộng tác viên, nhân viên thời vụ,… đòi hỏi doanh nghiệp cần phải quản trị và đào tạo tốt để gắn kết nguồn lực mới cùng hệ sinh thái nhân sự vốn có.

Đây là thời điểm phát huy vai trò đại sứ thương hiệu mà chính những nhân viên trong công ty đảm nhiệm để lan tỏa các giá trị cốt lõi, thông điệp và tầm nhìn của doanh nghiệp.

Với sự phát triển của công nghệ, mạng xã hội là nơi chia sẻ những tâm tư, tình cảm của bản thân, và từ đây những hội nhóm cũng hình thành.

Vậy là mỗi nhân viên trong công ty lại là một đại sứ thương hiệu, một nhân viên truyền thông nội bộ bày tỏ, chia sẻ các trải nghiệm làm việc tại công ty, lan tỏa văn hóa doanh nghiệp đến nhiều người hơn.

2. Tái cấu trúc nguồn lực trong thời đại công nghệ 4.0

Tái cấu trúc là quá trình không thể thiếu trong thời đại công nghệ 4.0, khi máy móc đã làm thay con người rất nhiều công việc, đòi hỏi con người cần có tri thức cao để sáng tạo ra nhiều công trình tốt hơn.

Nhiều trường học hay cả doanh nghiệp bây giờ đã và đang tiến hành phân tích con người dựa trên các chỉ số IQ, EQ, AQ EI,… ngoài các kiến thức chuyên ngành và kỹ năng công việc ra thì nhân viên thời 4.0 cần đáp ứng nhiều yêu cầu hơn.

Các công ty công nghệ như Google đang phụ thuộc nhiều hơn vào EI thay vì chỉ đánh giá IQ.

Một ứng viên có IQ cao, rất thông minh cũng không có nghĩa là họ có EI cao và sẵn sàng học hỏi từ những sai lầm.

Theo Laszlo Bock, tác giả cuốn sách "Quy tắc của Google", những kiểu ứng viên này không có khả năng tự nhận thức và tạo động lực để cải thiện bản thân.

Ngược lại, người lao động lý tưởng sẽ có IQ cao, có khả năng tiếp nhận và phân tích trong khi vẫn có những thuộc tính của một người có EI cao, có trí tuệ cảm xúc tốt.

3. Xây dựng nền tảng công việc dựa trên mạng xã hội

Với sự phát triển của công nghệ, thời đại 4.0 mở ra cho chúng ta nhiều công cụ giao tiếp công việc, điển hình là mạng xã hội.

Mặc dù nhiều người vẫn nghi ngại về tính bảo mật của nó nhưng các chuyên gia cho rằng mạng xã hội là công cụ, một con dao vô hại.

Atos - Tập đoàn dịch vụ công nghệ thông tin toàn cầu có trụ sở tại Pháp đã thử làm 1 việc chưa từng có là thử loại bỏ thư điện tử trong nội bộ.

Tập đoàn có doanh thu 12 tỷ USD/năm này nói rằng năm 2015, lượng thư điện tử nội bộ của họ đã giảm đến 70% so với năm 2011, cụ thể là mỗi ngày, mỗi người trung bình chỉ có 6 TĐT.

Chiến dịch “Zero E-mail” mà họ đưa ra đã giúp Atos giảm được chi phí điều hành doanh nghiệp lên đến 60% trong vòng 4 năm qua, cải thiện rất nhiều hiệu quả công việc.

Atos hiện đang đẩy BlueKiwi (mạng nội bộ của Atos) cho đối tác, khách hàng cùng cài đặt và sử dụng.

Không chỉ có ở nước ngoài, xu thế sử dụng mạng xã hội trong công việc đã lan tới Việt Nam.

Gần đây, Tập đoàn FPT quyết định sử dụng Facebook at Work - mạng xã hội doanh nghiệp - trong toàn bộ cán bộ nhân viên nhằm tăng cường truyền thông doanh nghiệp, tạo một môi trường làm việc kết nối, chia sẻ tài liệu và kiến thức.

Ông Trương Gia Bình - Chủ tịch của FPT cho rằng: Trên thế giới, thư điện tử đã trở nên lạc hậu và các doanh nghiệp đòi hỏi những hình thức giao tiếp mới.

Ông cũng cho biết thêm, tương tự Facebook truyền thống, Facebook at Work của FPT cũng có “bảng tin” (News Feed), nút “thích” (Like) và công cụ tin nhắn nhanh.

Nhận xét về tác dụng của mạng xã hội trong công việc, nhân viên FPT cho rằng: “Khi các thông báo hoặc tin nội bộ (internal posting) gửi qua TĐT thường không có phản hồi nhưng khi dùng Facebook at Work, mọi người trả lời nhanh, trò chuyện rôm rả, cảm thấy được kết nối với nhiều người trong công ty hơn”.