Xu hướng tổ chức sự kiện năm 2023

Vào ngày 7 tháng 12 năm 2022 tới đây, sự kiện Event Trends Summit, sự kiện toàn cầu do Skift Meets tổ chức, sẽ diễn ra cùng các diễn giả nổi tiếng, bàn về các xu hướng tổ chức sự kiện trong năm 2023.

Các xu hướng này bao gồm:

Tăng trải nghiệm khách hàng
- Cá nhân hóa mang lại trải nghiệm người dùng thực tế.
- Làm cho các sự kiện trở nên toàn diện hơn;
- Tiếp thị sự kiện đáp ứng nhu cầu thực tế;
- Các sự kiện thúc đẩy các mối quan hệ với những nhóm làm việc từ xa;

Thay đổi quy trình cơ bản
- Những thay đổi về việc lập kế hoạch du lịch;
- Từ nhà tổ chức sự kiện đến chuyên gia quản lý thời gian;
- Mạng lưới kết nối;
- Đo lường kết quả từ các sự kiện;
- Sự kiện hiện là động lực hàng đầu để tăng trưởng doanh thu.

Nhóm xu hướng tăng trải nghiệm khách hàng

Những xu hướng này nhằm mang đến trải nghiệm khách hàng tốt hơn, bao gồm:

- Cá nhân hóa mang lại trải nghiệm người dùng thực tế;
- Làm cho các sự kiện trở nên toàn diện hơn;
- Tiếp thị sự kiện đáp ứng nhu cầu thực tế;
- Các sự kiện thúc đẩy các mối quan hệ với những nhóm làm việc từ xa.

1. Cá nhân hóa - Mang lại trải nghiệm người dùng thực tế

Theo các chuyên gia, cá nhân hóa là cách cốt lõi để chuyển chủ ý từ khái niệm thiết kế sự kiện sang trải nghiệm người dùng thực tế. 

Khi nhà tổ chức sự kiện tạo ra những trải nghiệm sự kiện mang lại sự thích thú cho người tham gia, hoặc chọn điều họ muốn thực hiện. 

Đây có thể là các sự kiện ảo, trực tiếp hoặc có sự kết hợp trở nên siêu tập trung.

Ý tưởng tùy chỉnh hoặc cảm giác tùy chỉnh cho bất kỳ khách hàng nào là rất đáng mong đợi. 

Vậy nên cần sự sáng tạo nội dung riêng biệt dành riêng cho khách hàng, khiến họ cảm thấy được kết nối với nhau và với các thương hiệu hơn.

2. Làm cho các sự kiện trở nên toàn diện hơn - Đảm bảo tính đa dạng

Sự đa dạng đang ngày càng được chú trọng trong lực lượng lao động lẫn ban tổ chức.

Có một số thách thức ở đây mà các sự kiện sẽ khó có thể vượt qua hoàn toàn. 

Để các sự kiện ảo hoặc trực tiếp đảm bảo được sự toàn diện và đa dạng, ban tổ chức phải xem xét một số thách thức, có thể là:

Khả năng tiếp cận vật lý, sự đa dạng về giới tính, lĩnh vực tham gia, các dạng trò chơi liên quan, các vấn đề liên quan đến tâm lý hoặc nhiều vấn đề khác. 

3. Tiếp thị sự kiện đáp ứng nhu cầu thực tế

Các nhà lập kế hoạch tổ chức sự kiện đang tìm đến các nhà tiếp thị sự kiện khi gặp thách thức để thu hút mọi người đăng ký tham gia các sự kiện. 

Dữ liệu cho thấy rằng:

Phần lớn các sự kiện (77,4%) đang khó thu hút người tham dự hơn so với trước COVID-19. 

Lực lượng lao động làm việc linh hoạt và từ xa cùng sự không chắc chắn về kinh tế có thể là nguyên nhân. 

Năm tới sẽ là một thử thách lớn đối với nhiều sự kiện vì nhu cầu bị dồn nén, dù là từ góc độ kinh doanh hay cá nhân, sẽ không còn nữa. 

Mong muốn thực sự đối với tất cả các loại trải nghiệm sự kiện kinh doanh sẽ được thử nghiệm.

Do đó, việc tiếp thị đúng cách trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.

Bài toán là làm sao để khuyến khích mọi người phá vỡ thói quen làm việc tại nhà hoặc đầu tư thời gian hoặc ngân sách đi lại để tham gia sự kiện.

4. Các sự kiện thúc đẩy các mối quan hệ với những nhóm làm việc từ xa

Theo tất cả các chuyên gia được tư vấn trong báo cáo của Skift, họ tin rằng:

Với các nhóm làm việc từ xa hoặc kết hợp, nhu cầu tham gia các sự kiện thực sự thúc đẩy văn hóa công ty và gia tăng sự kết nối với công ty.

Ví như Skift, với nhiều trường hợp chỉ gặp mặt trực tiếp sau hơn một năm làm việc từ xa trong thời kỳ đỉnh điểm của đại dịch COVID-19.

Việc gặp gỡ trực tiếp tại các sự kiện và các buổi họp mặt của công ty là rất quan trọng để tăng cường sự gắn kết.

Các chuyên gia của Skift dự đoán rằng: 

Hầu hết các công ty sẽ áp dụng lực lượng lao động kết hợp dành hai ngày tại văn phòng và ba ngày làm việc tại nhà mỗi tuần, nhiều sự kiện gắn kết có thể sẽ diễn ra hơn. 

Nhìn chung, các công ty trên khắp thế giới đang giải quyết thách thức về lực lượng lao động từ xa theo những cách khác nhau.

Tuy nhiên, hầu hết tất cả đều đang sử dụng các sự kiện để kết nối các bộ phận lại với nhau và hình thành văn hóa doanh nghiệp riêng biệt. 

Các sự kiện có thể là một phần của giải pháp khi các công ty tìm cách giữ chân những tài năng muốn có sự linh hoạt, nhưng vẫn muốn gắn bó trong một công ty.

Nhóm các xu hướng thay đổi quy trình cơ bản

Đây là những xu hướng ảnh hưởng đến quy trình làm việc của tổ chức, bao gồm:

- Những thay đổi về việc lập kế hoạch du lịch;
- Từ nhà tổ chức sự kiện đến chuyên gia quản lý thời gian;
- Mạng lưới kết nối;
- Đo lường kết quả từ các sự kiện;
- Sự kiện hiện là động lực hàng đầu để tăng trưởng doanh thu.

5. Những thay đổi về việc lập kế hoạch du lịch

Hành vi của du khách khi lập kế hoạch du lịch đang dần thay đổi:

Từ cách chọn điểm đến, đến mục đích đi du lịch như để tham dự một sự kiện, đi họp hay đi công tác.

Báo cáo từ Hiệp hội Du lịch Doanh nhân Toàn cầu (GBTA), cho thấy và dự báo du lịch công tác phục hồi khá tốt, mặc dù không nhanh bằng du lịch giải trí. 

Một số dự đoán con số này năm 2023 hoặc 2024 sẽ nhanh chóng quay về gần bằng con số năm 2019.

Tuy nhiên, có nhiều câu hỏi đặt ra là khách du lịch đang đi du lịch cả tuần thay vì chỉ cuối tuần hay sự phát triển của hình thức làm việc từ xa khuyến khích hoạt động du lịch.

6. Từ nhà tổ chức sự kiện đến chuyên gia quản lý thời gian

Giờ đây, khi các nhà tổ chức sự kiện phát triển thiết kế các cuộc họp thì thời gian luôn là trọng tâm chính. 

Hơn bao giờ hết, các sự kiện kinh doanh và tất cả các loại sự kiện kinh doanh đang chịu áp lực phải mang lại kết quả.

Đồng thời, những người tham gia muốn được tích cực và không chỉ đơn giản là tham dự các sự kiện một cách thụ động. 

Ngày nay, việc trải nghiệm trực tuyến đang phát triển ở trình độ cao.

Vậy nên, ý tưởng cho việc tham gia tích cực trong các hoạt động thực tế trở nên quan trọng.

Vì nếu không có sự khác biệt giữa hoạt động trực tuyến và trực tiếp thì sẽ khiến sự kiện trở nên vô nghĩa.

Điều này đồng nghĩa với việc khách hàng cho rằng việc tham gia là rất mất thời gian.

Vì vậy, cần lên kế hoạch tận dụng thời gian tốt nhất cho mọi người, cho tất cả các bên liên quan khác nhau tại một sự kiện.

Và nên thống nhất công khai trước để tránh được những mâu thuẫn không đáng có.

Mặc dù khái niệm này có thể cảm thấy hơi tiên tiến, hơi táo bạo nhưng một số công ty đã thử nghiệm kiểu thiết lập này. 

Tại Skift Meetings Innovation Lab gần đây tại IMEX America, mọi người đã đề xuất nội dung mở để những người tham gia có thể chọn nội dung họ muốn nói và cách họ muốn tương tác. 

Kết quả thật tuyệt vời với nhiều phản hồi tích cực từ những người tham dự. 

Tất nhiên, việc quản lý nội dung hoặc quản lý trải nghiệm là cần thiết, nhưng việc trao quyền kiểm soát trải nghiệm, tăng sự tương tác cho người tham gia, sẽ thú vị hơn nhiều. 

7. Mạng lưới kết nối - Hướng đến sự khách quan và toàn diện

Nghe có vẻ ngạc nhiên khi thấy kết nối là xu hướng của năm 2023, nhưng thành phần cốt lõi này đối với tất cả các sự kiện kinh doanh đang có nhu cầu cao hơn bao giờ hết. 

Điều này có thể một phần là do nhu cầu từ các sự kiện trực tiếp.

Đồng thời, nhiều dữ kiện cho thấy rằng mở rộng mạng lưới kết nối là phần quan trọng nhất của bất kỳ cuộc gặp mặt trực tiếp nào.

Nhìn chung, rõ ràng là các sự kiện ảo có thể cung cấp nội dung rất tốt nhưng đôi khi lại gặp vấn đề về kết nối. 

Các sự kiện kinh doanh trực tiếp đều nhằm mục đích gặp gỡ đúng người. 

Vậy nên, năm 2023 hướng đến sự khách quan và toàn diện, cho phép các sự kiện kinh doanh tạo cảm giác thân thuộc. 

Hơn nữa, điều này cho phép các tổ chức hình thành các cộng đồng lâu dài.

Hay tương tác tại các sự kiện hoặc các cộng đồng sự kiện tức thì chỉ tồn tại trong một thời gian ngắn. 

Một trong hai tùy chọn có thể cực kỳ hiệu quả đối với những người tham gia làm cho những sự kiện trở nên ấn tượng trong mắt người tham gia.

8. Sự kiện hiện là động lực hàng đầu để tăng trưởng doanh thu

Năm 2023 có khả năng thay đổi góc nhìn về các sự kiện với tư cách là động lực thúc đẩy doanh thu. 

Sự không chắc chắn của kinh tế toàn cầu và bất ổn chính trị là những yếu tố lớn. 

Ngoài ra, còn có nhiều quy định được ban hành có tác động trực tiếp hoặc gián tiếp đến các sự kiện. 

Với việc Google sẽ sớm loại bỏ cookie khỏi Google Chrome, nhiều nhà tiếp thị sẽ chuyển trọng tâm và chi tiêu cho các sự kiện. 

Thật khó để dự đoán tác động đầy đủ của xu hướng này, nhưng cơ hội và thách thức chắc chắn đang ở phía trước. 

Ít nhất thì xu hướng này sẽ làm trẻ hóa mối liên kết giữa bán hàng và các sự kiện.

9. Làm thế nào có thể đo lường kết quả từ các sự kiện và liên hệ chúng tới các mục tiêu của cùng một sự kiện?

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, Skift đang xem xét các cách mới để đo lường lợi tức đầu tư (ROI) cho các sự kiện kinh doanh. 

Khi hướng tới việc các tổ chức đưa ra nhiều quyết định dựa trên dữ liệu hơn và xem các sự kiện như động lực thúc đẩy doanh số bán hàng.

Từ đó, có thể thấy các công cụ và kỹ thuật tối ưu là điều cần thiết. 

Ngoài ROI, điểm số NPS, xếp hạng mức độ hài lòng… cũng đóng một vai trò quan trọng để đánh giá chính xác lợi tức đầu tư cho nhà tài trợ hoặc người tham gia. 

Toàn bộ ngành tổ chức sự kiện và hội họp luôn có thể hưởng lợi từ việc cung cấp ROI rõ ràng cho các nhà tài trợ và người tham gia. 

Việc tiêu chuẩn hóa quy trình này chỉ có thể đưa ngành tổ chức sự kiện vào vị trí vững chắc hơn.

Lời kết

Khi gặp bất ổn kinh tế, các tổ chức càng chứng minh được giá trị của các sự kiện kinh doanh, thì càng có vị thế tốt hơn để phát triển trong bất kỳ điều kiện kinh tế nào.

9 xu hướng này sẽ được cụ thể hóa và bàn luận với 10 chuyên gia trong lĩnh vực này tại Event Trends Summit năm nay.

Đăng ký tham gia sự kiện tại đây.

Lược dịch từ bài viết của Swift.