Làm việc linh hoạt là một lối rẽ hoàn toàn khác so với mô hình làm việc truyền thống. 

Hình thức quản lý nhân sự này có nhiều biến thể: cho phép mọi nhân viên linh hoạt giữa làm việc tại văn phòng và làm việc từ xa tuỳ thuộc vào mong muốn nhân viên. 

Một cuộc khảo sát của Wakefield Research dành cho các nhân viên tại Mỹ trước khi quay trở lại công sở cho thấy:

66% lo lắng về sức khỏe và sự an toàn của mình khi quay lại nơi làm việc sau đại dịch, nhân viên thế hệ Z (dưới 25 tuổi) thậm chí còn lo ngại hơn nữa (75%). 

Xuất phát từ tâm lý đó, gần một nửa số nhân viên (47%) có khả năng sẽ đi tìm việc mới nếu công ty không áp dụng các mô hình làm việc linh hoạt. 

1, Hybrid Workplace dẫn đầu xu hướng

“Hybrid” được định nghĩa là một sự kết hợp của hai cá tính hoặc hai yếu tố khác nhau, tạo nên nhận diện mới hay sự sáng tạo mới mẻ.

Thuật ngữ “Hybrid" được sử dụng rất nhiều trong lĩnh vực công nghệ, minh chứng của sự kết hợp giữa công cụ và các nền tảng khác nhau. 

Nhưng đến nay, Hybrid đã được sử dụng trong việc mô tả mô hình văn phòng làm việc.

COVID-19 đã làm cả thế giới điêu đứng và tác động mạnh đến thói quen sinh hoạt, sử dụng không gian của con người.

Chữ “Hybrid” có nghĩa là lai, và mô hình làm việc Hybrid có nghĩa là nhân viên sẽ dành thời gian làm việc cả ở văn phòng, lẫn tại nhà. 

Không phải là tăng tổng thời gian làm việc lên, mà điều này có nghĩa là sự linh hoạt trong việc chọn chỗ để ngồi làm sẽ khác ngày xưa. 

Nếu như ngày xưa bạn phải dành 100% thời gian ngồi ở văn phòng thì bây giờ có thể là 70-30, 50-50, hoặc linh hoạt tùy theo từng vai trò, từng công ty. 

Ví dụ, nếu ngày hôm đó bạn không phải họp hành gì, bạn có thể ngồi nhà làm, còn ngày mai thì lên công ty để vừa làm, vừa họp, vừa có cơ hội tụ tập với đám đồng nghiệp vui tính của mình.

Thực ra mô hình này đã được áp dụng ở một số nơi nhiều năm trước đại dịch, ví dụ như tại Mỹ nơi bạn có thể phải lái xe cả tiếng đồng hồ mới tới được chỗ làm.

Nó kết hợp được lợi ích của việc WFH với cảm giác kết nối của một môi trường công sở.

Như lời nhà nghiên cứu Nancy Baym của Microsoft, “việc gặp gỡ người này người kia hoặc đi ăn trưa cùng nhau không liên quan gì tới sự thành công của một tổ chức, nhưng thực ra đó là các khoảnh khắc quan trọng nơi người ta kết nối với nhau. 

Đó là khoảnh khắc người ta xây dựng sự tin tưởng, phát hiện các điểm chung của nhau, và đó cũng là nơi nảy sinh ra ý tưởng mới”.

Microsoft dự báo rằng kiểu làm việc Hybrid sẽ được nhiều công ty áp dụng trong thời gian tới, và nó vừa có lợi cho nhân viên, vừa giúp các công ty giảm được chi phí hoạt động.

Buổi họp meeting theo mô hình Hybrid tại Microsoft.

Mô hình Hybrid cũng mang trở lại các buổi họp toàn công ty, các buổi tiệc định kỳ mỗi tháng, những thứ mà dịch COVID-19 đã tước đoạt của chúng ta. 

Đây là khoảng thời gian mà các lãnh đạo cấp cao có thể kết nối với những nhân viên cách mình nhiều cấp, cũng như để nhân viên cảm nhận được “sức sống” của tổ chức.

2, Social Workplace (Coworking Space) trở lại đường đua

Social workplace hay Coworking space là mô hình văn phòng không gian làm việc chung. 

Các doanh nghiệp và cá nhân sẽ cùng chia sẻ không gian làm việc. Cùng vận hành và sử dụng tất cả các tiện ích, thiết bị văn phòng chung. 

Đây được xem là lời giải cho bài toán về chi phí thuê văn phòng hay chi phí hoạt động của các doanh nghiệp. 

Bạn chỉ chi trả kinh phí cho những gì bạn thuê nhưng lại được sử dụng hoàn toàn không gian văn phòng và nhiều tiện ích chung.

Nhắc đến Coworking Space, không thể không nhắc tới tính “mở” của loại hình này.

Bởi khách hàng khi sử dụng mô hình Coworking Space sẽ được hỗ trợ không gian riêng hoặc sử dụng không gian chung tùy theo mong muốn. 

Theo ghi nhận, không chỉ các công ty mới khởi nghiệp hoặc những người làm việc tự do mà các doanh nghiệp hay tập đoàn lớn đều được hưởng lợi từ mô hình Coworking.

Khách hàng chủ yếu của coworking là startup giới công nghệ, các công ty nhỏ từ 2-4 người và freelancer.

Tuy nhiên vẫn có những doanh nghiệp lớn sử dụng dịch vụ này nhằm tìm kiếm không gian sáng tạo và mới lạ cho nhân viên thay đổi môi trường và nâng cao hiệu suất làm việc.

3, Employee-driven Workspace hướng tới sự hài lòng của nhân viên không kém gì khách hàng

Employee-driven workspace là mô hình mới, dựa theo nhu cầu, mong muốn của nhân viên. 

Sau đại dịch COVID-19, nhân viên cũng đã nhận ra nhu cầu tìm kiếm sự linh hoạt hơn trong 'thời điểm làm việc' và 'cách thức làm việc'. 

Mô hình này mong muốn duy trì sự cân bằng tích cực giữa công việc và cuộc sống và trở thành yếu tố quan trọng để tránh kiệt sức, tăng năng suất và hỗ trợ sức khỏe cho nhân viên. 

Do đó, giờ làm việc linh hoạt, sự thay đổi và thời gian được bố trí, đồng thời cung cấp một không gian năng động là chìa khóa để đáp ứng nhu cầu của nhân viên.

Làm việc tại nhà - Work from home

Dù chỉ là một cách để doanh nghiệp dần thích nghi với việc vận hành kinh doanh trong mùa dịch, “làm việc tại nhà” có thể là một hình thức thể hiện cho xu hướng mới trong những năm sắp đến, ngay cả khi dịch bệnh đã được đẩy lùi. 

Xu hướng này đang được định hình và mang tên: làm việc từ bất cứ nơi đâu - work from anywhere.

Và dù có làm việc ở đâu đi chăng nữa thì khi đã không có mặt ở văn phòng, chúng ta có thể nói xu hướng này chính xác hơn là “làm việc từ xa”.

Trước kia, khi nhân viên muốn làm việc tại nhà, họ thường phải đăng ký trước như thực hiện một ngày phép. 

Ấy vậy mà giờ đây, làm việc tại nhà đã trở thành “chuyện bình thường như cân đường hộp sữa” với bất kỳ doanh nghiệp nào.

Người lao động hoàn toàn nhận thức được thuận lợi và khó khăn khi “làm theo ý thích”

Theo khảo sát từ trang Buffet, người lao động nhận thức rất rõ những lợi ích bên cạnh khó khăn khi làm việc từ xa theo ý thích của mình.

Cụ thể, họ cho rằng phúc lợi tốt nhất khi làm việc từ xa chính là tính linh hoạt trong thời khóa biểu của chính họ.

Ngoài ra nếu làm việc tại nhà không cần phải tốn thời gian di chuyển đi lại, có thể dành thời gian dành cho gia đình của mình.

Một số khó khăn, đó là họ cảm thấy khó khăn trong giao tiếp và phối hợp với đồng nghiệp, đồng thời cảm thấy cô đơn, mất tập trung khi làm việc tại nhà, khó giữ được động lực làm việc…

Cũng trong khảo sát này, các số liệu đã chỉ ra một “insight” thú vị rằng, mọi người đều có mong muốn được làm việc từ xa, ngay cả khi đại dịch COVID-19 đã được kiểm soát.

Giảm không gian làm việc nhưng cần tăng tương tác kết nối cho nhân viên

Doanh nghiệp có thể “tiết kiệm” được nhiều thứ khi áp dụng làm việc từ xa cho một số hoặc toàn bộ công ty như: giảm bớt những chi phí vận hành, vốn được cho là “định phí” của doanh nghiệp như: tiền thuê mặt bằng, tiền điện, tiền vệ sinh, tiền thuê bãi giữ xe nhân viên… 

Với một số doanh nghiệp vừa và nhỏ, giảm thiểu được các chi phí này giúp doanh nghiệp rất lớn trong vấn đề nguồn vốn và dòng tiền. 

Tuy nhiên, việc không thể tập trung các thành viên của tổ chức lại cùng nhau ít nhiều gây khó khăn trong việc liên kết, giao tiếp và từ đó mất đi các tương tác giữa nhân viên với nhau.

Một trong những nhược điểm của làm việc từ xa là khó thể hiện được bản thân vì giao tiếp và tương tác đồng đội gặp nhiều hạn chế. 

Các giao tiếp của nhân viên với nhau khi làm việc từ xa chủ yếu qua email hoặc các đoạn tin nhắn mà đôi khi cũng không thể truyền đạt hết ý của đối phương.

Ngoài ra, nhà lãnh đạo cũng khó xác định được thái độ hoặc tiềm năng phát triển của nhân viên nếu không có những sự kiện giao lưu, chia sẻ để bộc lộ thêm những tính cách hoặc khả năng của cấp dưới.

Doanh nghiệp cần xem xét tái cơ cấu chi phí để chi thêm cho việc tổ chức các hoạt động cho “văn phòng ảo” của mình. 

Bằng cách tham gia vào các sự kiện ảo, tích cực trong các cuộc họp trực tuyến và duy trì sự nhiệt tình cao, nhân viên sẽ vẫn có thể được khai thác tiềm năng và được những cơ hội thăng tiến dù đang làm việc tại nhà.

Phúc lợi nhân viên cũng cần chuyển đổi số

Phúc lợi và tiền lương được xem như là phần bổ trợ cho nhau mang đến một lợi ích chung cho người lao động khi làm việc tại công ty. 

Nếu công ty không có phương hướng thay đổi và chuyển ngân sách một số phúc lợi này sang loại phúc lợi khác để đảm bảo quyền lợi cho các nhân viên làm việc từ xa hoặc làm việc tại nhà thì rất có thể nhân viên sẽ cảm thấy bị mất quyền lợi và ảnh hưởng đến động lực làm việc.

Nhu cầu “bonus” của con người luôn được quan tâm hàng đầu.

Một ly cà phê buổi sáng trước giờ làm việc giúp nhân viên có tinh thần tỉnh táo, một buổi ăn nhẹ giữa giờ giúp nhân viên lấy lại năng lượng khi đang làm việc vất vả… Đó là những phúc lợi về ăn uống cho nhân viên khi họ còn đang làm việc ở văn phòng. 

Gợi ý ở đây chính là việc chuyển các phúc lợi ăn uống hiện có tại văn phòng thành các phiếu ăn uống điện tử hay các voucher giải trí, như vậy nhân viên vẫn được hưởng các quyền lợi ăn uống dù đang làm việc từ xa. 

Văn phòng đa chức năng

Hiện đại, năng động tận dụng sức mạnh công nghệ

Sự phát triển của công nghệ hiện đại giúp ích cho xã hội rất nhiều, đặc biệt trong những công việc liên quan đến liên lạc và dữ liệu.

Điều này đã phát sinh ra mô hình văn phòng hiện đại tận dụng các công nghệ tiên tiến, thông minh.

Trong tương lai, xu hướng văn phòng tận dụng sức mạnh công nghệ sẽ tạo ra một diện mạo sang trọng, hiện đại theo hướng “công nghệ hoá” hoặc các kiểu văn phòng điện tử.

Điều này giúp tăng hiệu quả xử lý công việc, hiệu quả về mặt quản lý. Mọi dữ liệu đều được lưu trên máy tính giúp giảm thiểu tối đa sức lao động của nhân viên.

Không gian làm việc được thiết kế linh hoạt với các thiết bị hiện đại chắc chắn sẽ tạo ra niềm vui cho nhân viên mỗi ngày lên công ty.

Thông minh, đa chức năng

Đây là mô hình chú trọng mang đến nhiều tiện ích cho nhân viên để giải trí và nâng cao sức khoẻ thay vì phải tập trung quá sức vào công việc. 

Mô hình này được ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn.

Sự đa năng mang đến cho nhân viên những tiện ích tốt, chăm sóc sức khỏe thể chất và tinh thần của nhân viên, giúp họ có môi trường làm việc thoải mái và tiện nghi.

Anh Thư - Trends Việt Nam, nguồn tổng hợp và biên dịch từ Entrepreneur